CONTROL DE MINIBARES I

MINIBAR

 No será el primer hotel en el que trabajo donde la tarea de rellenar minibares pertnece al departamento de pisos. En hoteles grandes de más de 100 habitaciones, normalmente pasa a ser responsabilidad de A&B (alimentos y bebidas, o sea restaurante).

    Si el hotel es pequeño, menos de 100 habitaciones, la responsabilidad pasa al departamento de pisos, será que piensan que no tenemos suficiente con nuestro trabajo y que nos sobra el tiempo.

“Total para hacer una cama no se necesita experiencia”

(Frase dicha por el CEO de una cadena hotelera hace años en un simposio sobre el futuro de la hoteleria española).

    En realidad, es más fatigoso que otra cosa rellenar los minibares ya que teniendo una buena organización y planificación puedes tener controlada ésta área de forma muy sencilla. Cuantos menos pasillos tenga un hotel y secciones más fácil será de hacer éste trabajo, lo único de lo que nos tenemos que preocupar es de priorizar habitaciones y rellenar de acuerdo a llegadas tempranas, habitaciones VIP y suites.

    En caso de tener varios pasillos y secciones recomiendo empezar desde la planta más alta e ir bajando de acuerdo con habitaciones libres. También recomiendo comenzar ésta tarea no demasiado temprano, en torno a las 10 de la mañana, ya que antes los clientes que se alojan en el hotel (stayovers) están todavia en las habitaciones y las salidas no han comenzado a irse. Tener muy en cuenta el horario de desayunos de vuestro establecimiento, esto os dará una idea aproximada de a que hora comenzarán a quedarse libres las habitaciones, por ejemplo en mi hotel es de 8am a 10 am, así que a las 10 de la mañana sé que los stayovers ya se han ido a desayunar y que están despiertos y no los vamos sacar de la cama.

Con las salidas lo mismo, a esa hora ya están casi todos levantados y aunque algunos clientes esperarán hasta el último minuto para dejar las habitaciones, lo normal es que si el 60% de las habitaciones se han levantado temprano para ir a desayunar a partir de las 10 de la mañana comienzan las colas en recepción para hacer los check outs.

COMPARTE LA INFORMACIÓN CON TU EQUIPO Y HAZLES PARTICIPES!!!!. No es lo mismo que tú tengas que estar dando vueltas verificando cada dos por tres qué habitaciones se han ido y cuáles están vacias que las propias camareras de piso, por medio de su listado te dejen señalado las habitaciones vacias, con un círculo o la señal que vosotras utiliceis y las que ya han hecho. El listado de las camareras de piso en cada trolley es una herramienta super poderosa para realizar tu trabajo de la forma más rápida, aparte de que si tu tienes por medio de tu listado habitaciones que se han ido puedes informar a la camarera, de ésa forma no perderán tiempo llamando a las puertas y tener la mala suerte de molestar a algún cliente y tener una posible queja.

Es también importante saber como te llegan los pedidos, es decir, si trabajas a través de economato o tú eres la persona que haces los pedidos.  De cualquiera de las dos formas, es vital conocer los días que te llegan los pedidos, si es todo en un sólo dia, diferentes días, cuánto tardan desde que los pides hasta que llegan, conocer si se necesita algún tipo de aprobación por parte del departamento de Contabilidad antes de aprobar un pedido, al igual si tu proveedor tiene algún tipo de requisito (pedidos cantidad mínima, horarios para aceptar pedidos, …).

En el hotel donde trabajo tenemos una persona responsable de hacer los pedidos pero también lo podemos realizar nosotras mismas, de ésa forma si ésta persona está de descanso o de vacaciones no afecta al rendimiento del departamento. Esto también es útil, ya que si dependemos de terceros nuestro stock puede sufrir roturas.

Para organizar la sección de minibar, comencé haciendo un calendario que tenía dos partes: 1) proveedores, dias que tardaba en llegar mercancia entre dia de pedido y pedidos minimos y 2) calendario de expiración productos+ inventario de minibar (las fechas las puedes conseguir del departamento de Contabilidad o de Economato, en caso de que sean variables las fechas te puedes fijar en los históricos de años anteriores para tener una idea aproximada de cuándo se realizan).

MINIBARES

En la tabla de arriba he insertado una organización de proveedores,  con éstos datos se realizan los pedidos de acuerdo a fechas de caducidad y  stock que tenemos.

Personalmente suelo hacer un pedido a la semana de los snacks (patatas, palomitas…) y cada dos semanas incluyo las bebidas , y una vez cada dos meses incluyo los chocolates. La tabla de arriba es sólo una referencia , vosotras lo teneis que adecuar a lo que vuestros proveedores os mandan y a como trabajan ellos con tu establecimiento hotelero.

 

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Más información en el siguiente artículo “Control de Minibares II” próximamente….

 

 

 

 

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Stock de Lavandería I

     Hola gobernant@s. 

     Hoy vamos a hablar sobre el stock necesario en la lencería de un hotel. 

     Por lencería nos referimos a toda la ropa que ponemos en las habitaciones del hotel y restaurantes. Por stock nos referimos a las existencias que debemos tener en nuestro hotel para el correcto funcionamiento y no caer en una rotura de stock. 

     Primero comentaré la parte de las habitaciones para en otros posts, adentrarme en la contabilización de la lencería de restaurantes. 

    Esto es, por ejemplo, si trabajamos en un establecimiento en donde las camas se visten con fundas nórdicas contabilizaremos: 

  1. Sábana bajera
  2. Funda nórdica
  3. Fundas de almohadas

     A esto hay que añadirle la ropa que colocamos en el baño: 

  1. Toallas de baño
  2. Toallas de mano
  3. Alfombrín 
  4. Toallas de bidet
  5. Toallas de la cara

     ( Las toallas de bidet y las de la cara sólo se colocan en algunos establecimientos de categoría)

     Supongamos que nuestro hotel tiene 100 habitaciones, por lo tanto en cuanto a habitaciones, nuestro stock será: 

  •      Sábana bajera: 100
  •      Funda de nórdico: 100
  •      Fundas de almohada: 200 (recordar multiplicar tantas fundas se pongan por número de habitaciones que tengamos en nuestro hotel)

     La misma operación realizamos con la ropa de baño: 

  •      Toallas de baño: 100*2= 200
  •      Toallas de mano: 100*2= 200
  •      Alfombrín: 100
  •      Toallas de bidét: 100*2= 200
  •      Toallas de la cara: 100

     Sabemos que el número de la rotación ideal de la ropa es 4 o 5 en caso de que trabajemos con lavandería externa (leer posts: Procesos y procedimientos de lavandería de un hotel I y II).

     Así que para que no nos falte stock, tendremos que multiplicar la ropa de las habitaciones x4 o x5; dependiendo de si tenemos lavandería interna o externa.

ROTACION DE ROPA CON LAVANDERIA INTERNA Y EXTERNA 

                 LAVANDERIA INTERNA    lavanderia externa

     Quedando el inventario de la siguiente forma: 

invntario stock

Espero que éste post sea de vuestro agrado y seguiré ofreciendoos más información acerca del stock de una lavandería en Stock de Lavandería II. Muy pronto en GOBERNANTA´S BLOG. 

Libros relacionados con éste tema: 

– Gestión y Organización de Recursos Materiales y RRHH

– Curso de Regiduría de Pisos

Estudio de un supuesto práctico de un departamento de pisos 

EXCEL PARA PISOS III: FORMULAS 1

Buenas gobernant@s, aquí estamos otra vez, en otro capítulo de EXCEL PARA PISOS

En los dos post anteriores: Excel para pisos I y Excel para pisos II , nos adentramos en las funciones principales del programa.

En éste tercer apartado haremos un resúmen de las fórmulas más comunes y utilizadas de cara a utilizarlas en plantillas de inventarios, rotas, cuadrantes de hora….

Para hacerlo más fácil, utilizaré una plantilla para que veais los cambios que vamos introduciendo

Un poco de introducción para afianzar conceptos:

1) Al abrir Excel , nos encontraremos con una plantilla en blanco.

pagina en blanco

2) Las letras forman las COLUMNAS y los números las FILAS de nuestra tabla.

3) Podemos añadir abajo tantas páginas como queramos nuestra plantilla y podemos cambiarle el nómbre por ejemplo con los meses del año:

MESES DEL AÑO

4) Para no perder el trabajo hecho guardaremos en nuestro ordenador el trabajo hasta ahora realizado y le pondremos de nombre “PLANTILLA PISOS”

PLANTILLA PISOS

Como observareis en la parte de arriba aparece el nombre del archivo “PLANTILLA PISOS”.

Hasta aquí los conceptos básicos para comenzar a trabajar y ahora os explicaré las fórmulas:

Recordad que antes de poner cualquier fórmula teneis que colocar el signo =

* SUMA: Te suma valores, al igual que rangos de valores. Los rangos de valores van entre paréntesis y suelen representarse así (A1:A5), es decir así le estás diciendo al programa que te sume los valores que van de la celda A1 a la A5.

SUMAR VALORES Aquí tenemos los valores de la celda A1 a la celda A5 , y como veis en la celda A6 está remarcada, es donde vamos a poner nuestra fórmula.  Existen varias formas :

  1. Escribir nosotros mismos la fórmula SUMAR
  2. Sumar los valores uno a uno sin incluir la fórmulasumar uno a uno
  3. Utilizar el botón Autosuma, para ello seguiremos los siguientes pasos
  •     La celda remarcada debe pertenecer a donde queremos que aparezca la suma
  • SUMAR VALORESClickamos con el ratón en el botón “AUTOSUMA” que es como una E distorsionada
  • e distorsionadaAutomáticamente nos saldra el resultado con la formula
  • autosuma

Bueno, gobernant@s hasta aquí este primer capítulo sobre Fórmulas de excel, espero que os haya gustado.  Recordad guardar vuestro trabajo al final de cada sesión. Un saludo.

Excel para Pisos I

Con éste y siguientes posts nos introduciremos en el mundo “Excel” y las hojas de cálculo para trabajar con ellas en el departamento de Pisos,  Proporcionándonos ahorro de tiempo y poder emplearlo en otras actividades.

Pero vayamos por partes, ¿Qué es Excel?

Es un programa de Microsoft Office que consiste en una hoja de cálculo, en donde tu puedes introducir los datos y aplicarle fórmulas diferentes dependiendo del resultado que quieras conseguir .

excel(Excel 7 , versión inglesa) 

La página de cálculo se divide en filas, que van numeradas 1,2,3…. y columnas A,B,C…. En la párte de abajo de nuestra hoja de cálculo vemos que hay 3 pestañas, en dónde pone “Sheet 1” o “Página 1” si utilizamos la versión española. Esto significa que nuestra hoja de cálculo puede tener tantas páginas como deseemos, aunque eso lo veremos más tarde.  Cada fila se compone de un número indefinido de celdas .

La celda es donde trabajamos, dónde insertamos o escribimos la información.

Distribucion página excel

En la parte de arriba, vemos que hay diferentes pestañas, vamos a ir viéndolas una a una:

  1. Home/Inicio: Esta pestaña es básica, aquí podemos elegir el tipo de letra, en cursiva, en negrita, subrayada… Como queremos que aparezca el texto, arriba, en medio o abajo. La tabulación dentro de las celdas, izquierda, derecha, centrada,…Podemos unir celdas , separarlas. Insertar filas, columnas, borrarlas…. Aunque lo veremos más adelante, desde ésta pestaña también podremos aplicar a cada celda un valor determinado que nos será muy útil a la hora de realizar rotas, se verá más adelante. Cambiar la dirección de la escritura, como deseamos que aparezcan las celdas, en vertical, horizontal o inclinadas , muy útil ésto último cuando tenemos que insertar diferentes items en nuestra hoja de cálculo , como por ejemplo al hacer inventarios de amenities o ropa.  Realizar las primeras operaciones básicas matemáticas en las celdas.home
  2. Insert/InsertarSu propia palabra lo dice todo. Insertar formulas, fotos, documentos, contenido multimedia, gráficas, estadísticas,…. Enlaces a páginas externas por  medio de la web, cuadros de textos, figuras, señales, símbolos…insert
  3. Page layout/Edición: Podemos editar nuestra hoja de cálculo, desde tipo de letra, tamaño, estilo,…. como queremos que aparezca nuestra hoja de cálculo impresa, horizontal o vertical, margenes, tamaño de las celdas… Si nuestro contenido es relativamente valioso podemos insertarle un “background” con una firma…edicion
  4. Formulas: Con éstas herramientas podemos insertar cualquier operación matemática o estadística que nos permite realizar cálculos complicados sin necesidad de perder demasiado el tiempo. Lo veremos más adelante, pero básicamente señalas las celdas donde se encuentran los datos con los que vas a trabajar y especificas la operación matemática, sumar, restar, multiplicar, dividir, contar, redondear, hacer una media, operaciones estadísticas…formulas
  5. Data/Datos: Operaciones con los datos, insertar datos procedentes de otras hojas de cálculo o de bases de datos como Access. data
  6. Review/Revisión: Revisión gramatical y ortográfica de la hoja de cálculo. Nos permite proteger nuestra hoja de cálculo o una de sus páginas si queremos conservarla tal y como la hemos fabricado. Añadir comentarios a las celdas y compartir la hoja de cálculo por medio de la red. review
  7. View/vista: Su propio nombre lo indica, nos permite ver en una sóla página como queda nuestra hoja de cálculo y poder realizar modificaciones o correcciones.view

Hasta aquí el primer capítulo de “Excel para Pisos”, si quereis conocer más, podeis leer los siguientes posts:

EXCEL, una herramienta vital en el departamento de Pisos

Al principio de editar GOBERNANTA´S BLOG, en los primeros posts que escribí allá por el 2009, comentaba la importancia de las nuevas tecnologías en el departamento de pisos, como podreis comprobar en los artículos: NNTT en el Departamento de Pisos y NNTT en el Departamento de Pisos (2ª parte).

El trabajo que desempeño ahora, senior housekeeper en una cadena internacional en Londres, me ha permitido adquirir nuevas habilidades y potenciar las que ya tenía al utilizar el programa Excel.

Hoy en día, no creo aunque siempre hay excepciones, casi todos los departamentos de pisos utilizan el ordenador. Muchas gobernantas sólo lo utilizan porque el programa para conocer el status de las habitaciones se hace electrónicamente y no manualmente como antes (los famosos racks).

Con el programa Excel del paquete Office, que ya está insertado en cualquier ordenador de cualquier departamento. No sólo nos permite realizar electrónicamente plantillas, lo cual nos ahorra mucho trabajo  y tiempo, sino también nos permite realizar en una sola hoja un inventario de todos los amenities o productos de acogida que ponemos en las habitaciones con sus correspondientes costes; así como realizar un inventario con la “apariencia” real de la habitación. Es decir , de un solo vistazo podemos identificar la habitación perfecta.

En los posts siguientes iré comentando como ir fabricando dichas plantillas.

INVENTARIO EN EL DEPARTAMENTO DE PISOS (I)

Un inventario es un recuento de cada tipo y clase de material que se tiene en cada uno de los departamentos de un hotel. En este caso, en el departamento de Pisos deberemos hacer inventario de:

  1. Ropa de cama
  2. Ropa de baño
  3. Productos de limpieza
  4. Amenities
  5. Utensilios de limpieza
  6. Otros

Cada uno de éstos apartados se dividen y debe ser contabilizado de forma individual, es decir no se pueden juntar las sábanas con las toallas, ni los productos de limpieza con los amenities, al igual que al hacer el recuento no se puede juntar un jaboncillo con un peine, o una toalla de mano con la de bidét. Ya que haciéndolo de forma individualizada, estaremos teniendo una contabilización unitaria de:

  • Ropa de cama: Se subdivide en :
  1. Sábanas bajeras individuales
  2. Sábanas bajeras matrimonio
  3. Sábanas bajeras 2×2 (King-Size)
  4. Fundas
  5. Sábanas encimeras individuales
  6. Sábanas encimeras matrimonio
  7. Sábanas encimeras 2×2  (King-Size)
  8. Forro/Muletón individual
  9. Forro/Muletón matrimonio
  10. Forro/Muletón 2×2
  • Ropa de baño: Se subdivide en:
  1. Toallas baño
  2. Toallas lavabo
  3. Toallas bidét
  4. Alfombrín
  5. Albornoz
  6. Zapatillas
  • Productos de limpieza: Se subdivide en:
  1. Amoniacales
  2. Limpiacristales
  3. Desincrustantes
  4. Limpiamuebles
  5. Anticales
  6. Limpiadores multiusos
  7. Limpiametales
  8. Líquido para mopas
  • Amenities: Se subidivide en: (depende de la categoría del hotel)
  1. Champú
  2. Gel
  3. Jabón
  4. Peine
  5. Pañuelos
  6. Kit dental
  7. Kit afeitado
  8. Body Milk
  9. Colutorio
  10. Kit de costura
  11. Bastoncillos
  12. Kit de manicura (limas)
  • Utensilios de limpieza: Se subdividen en:
  1. Recambios fregona
  2. Palos fregona
  3. Cubos fregona
  4. Recambios escoba
  5. Palos escoba
  6. Recogedores
  7. Bayetas
  8. Mopas
  9. Estructura mopas
  10. Cubos multiusos
  11. Varillas limpiacristales
  • Otros: Son todos aquellos artículos que no pueden encuadrarse en ninguna de las clasificaciones antes descritas pero que igualmente han de ser motivo de inventario:
  1. Perchas
  2. Planchas
  3. Tablas de plancha
  4. Almohadas
  5. Maquinaria: abrillantadora/pulidora, aspiradoras,…
  6. Herramientas de trabajo: carros camarera de pisos, carros mozo de pisos, …

Para un buen control, debe llevarse un registro actualizado de las existencias e inventarios de todos los tipos de ropa en uso en el hotel como la que está en los almacenes. Como he comentado en posts anteriores, son 4 los juegos que entran en la rotación de un hotel:

En el inventario se necesita la colaboración de todo el personal del departamento.

INVENTARIO EN EL DEPARTAMENTO DE PISOS (I)

Un inventario es un recuento de cada tipo y clase de material que se tiene en cada uno de los departamentos de un hotel. En este caso, en el departamento de Pisos deberemos hacer inventario de:

  1. Ropa de cama
  2. Ropa de baño
  3. Productos de limpieza
  4. Amenities
  5. Utensilios de limpieza
  6. Otros

Cada uno de éstos apartados se dividen y debe ser contabilizado de forma individual, es decir no se pueden juntar las sábanas con las toallas, ni los productos de limpieza con los amenities, al igual que al hacer el recuento no se puede juntar un jaboncillo con un peine, o una toalla de mano con la de bidét. Ya que haciéndolo de forma individualizada, estaremos teniendo una contabilización unitaria de:

  • Ropa de cama: Se subdivide en :
  1. Sábanas bajeras individuales
  2. Sábanas bajeras matrimonio
  3. Sábanas bajeras 2×2 (King-Size)
  4. Fundas
  5. Sábanas encimeras individuales
  6. Sábanas encimeras matrimonio
  7. Sábanas encimeras 2×2  (King-Size)
  8. Forro/Muletón individual
  9. Forro/Muletón matrimonio
  10. Forro/Muletón 2×2
  • Ropa de baño: Se subdivide en:
  1. Toallas baño
  2. Toallas lavabo
  3. Toallas bidét
  4. Alfombrín
  5. Albornoz
  6. Zapatillas
  • Productos de limpieza: Se subdivide en:
  1. Amoniacales
  2. Limpiacristales
  3. Desincrustantes
  4. Limpiamuebles
  5. Anticales
  6. Limpiadores multiusos
  7. Limpiametales
  8. Líquido para mopas
  • Amenities: Se subidivide en: (depende de la categoría del hotel)
  1. Champú
  2. Gel
  3. Jabón
  4. Peine
  5. Pañuelos
  6. Kit dental
  7. Kit afeitado
  8. Body Milk
  9. Colutorio
  10. Kit de costura
  11. Bastoncillos
  12. Kit de manicura (limas)
  • Utensilios de limpieza: Se subdividen en:
  1. Recambios fregona
  2. Palos fregona
  3. Cubos fregona
  4. Recambios escoba
  5. Palos escoba
  6. Recogedores
  7. Bayetas
  8. Mopas
  9. Estructura mopas
  10. Cubos multiusos
  11. Varillas limpiacristales
  • Otros: Son todos aquellos artículos que no pueden encuadrarse en ninguna de las clasificaciones antes descritas pero que igualmente han de ser motivo de inventario:
  1. Perchas
  2. Planchas
  3. Tablas de plancha
  4. Almohadas
  5. Maquinaria: abrillantadora/pulidora, aspiradoras,…
  6. Herramientas de trabajo: carros camarera de pisos, carros mozo de pisos, …

Para un buen control, debe llevarse un registro actualizado de las existencias e inventarios de todos los tipos de ropa en uso en el hotel como la que está en los almacenes. Como he comentado en posts anteriores, son 4 los juegos que entran en la rotación de un hotel:

En el inventario se necesita la colaboración de todo el personal del departamento.

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