CONTROL DE MINIBARES IV

En éste último artículo sobre minibares os vamos a hablar del paso último para tener bajo control ese área y evitar fugas.

Aunque no lo parezca, minibares puede ser un gran dolor de cabeza si no se tiene bien controlado ya que al final de mes al hacer inventario aparecerán todas las discrepancias y deberemos ser capaces de darle respuesta ante nuestros superiores.

En éste artículo enseñaremos como acceder al «Rebate» que son todos aquellos artículos que se han cargado y el cliente no reconoce haberlos consumido, por lo tanto, siguiendo la máxima de la hotelería «el cliente siempre tiene la razón» se les retira de la factura y pasarán a la cuenta de pérdidas que es la suma de todas las partidas con pérdidas de los diferentes departamentos, en donde se encuentra el REBATE DE MINIBARES.

Por otro lado, os mostraremos también cómo calcular el beneficio (revenue) obtenido en los minibares; siguiendo la fórmula.

REV. MINIBARES = INGRESOS GENERADOS – COMPRAS – REBATE – PERDIDAS

Ingresos generados = Todas las consumiciones del cliente de todos los minibares. En el reporte de Minibares que nos lo proporciona nuestro programa de ordenador.

Compras = Las compras realizadas en el mes. Puedes tener un archivo con todas las compras hechas o dependiendo del hotel, economato te puede facilitar ésta cifra.

Rebate = Artículos cargados sin ser consumidos por el cliente. Este dato nos lo proporciona el reporte de «Rebate Minibar» de nuestro programa de ordenador.

Pérdidas = Todos los artículos en mal estado o con fecha de caducidad pasada. A final de mes , en el inventario se tiene un recuento de todos los artículos retirados por estar no aptos para su consumo.

Como expusimos en la parte III de ésta saga de artículos, una buena rotación con un calendario de fechas nos ayudará a minimizar las pérdidas.

Comenzaremos hablando del Rebate. Si en vuestro alojamiento teneis el programa Opera Pms, lo podreis visualizar de la siguiente forma, ya que estos cargos los realiza Front Office.

• Abrimos Opera y clicamos en «Miscellaneous». En la columna de la izquierda abriremos «Reports»

• En el cuadro de Reports, abriremos la ventana y clicaremos en «Financial» y buscaremos el Report D114. Revenue by Transaction Code Net.

• Nos volverá a salir otra ventana en donde deberemos clicar en Filter . En ésta ventana podemos elegir el tipo de dato que queremos buscar, periodo de tiempo, el tipo si en neto o en bruto o los dos, comparaciones con el budget….

• En el filtro marcaremos los siguientes archivos que nos interesan . Recuerda que aquí están todos los reportes financieros de todo el hotel, y no están ordenados así que deberás ir buscando lo que necesitas. En éste caso son:
  • Minibar . Nos mostrará todos los ingresos producidos en un periodo de tiempo en el área de minibares.
  • Rebate Minibar. Nos mostrará todos los productos no reconocidos como consumidos por los clientes.

Teniendo estos datos, entonces ya podremos calcular el beneficio de los minibares con la fórmula explicada al principio de éste artículo.

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SIN ORGANIZACIÓN NO HAY CONTROL (II)

En la primera parte sobre la organización que debe realizarse en un departamento de pisos. Expusimos las tareas a realizar por cada miembro del equipo y la importancia de la organización en lo que consideramos el departamento más importante de un hotel (sin camas no hay hotel…).

He trabajado en muchos hoteles, y a día de hoy me sigo quedando con la forma de llevar el seguimiento de las tareas y su organización de dos de ellos, el Hilton Kensington y el Riverbank Park Plaza, los dos de Londres.

El sistema de la gobernanta y el gobernanto era similar en los dos hoteles, si acaso, en el Hilton los supervisores debían realizar más tareas pero no eran para nada ningún imposible.

En éste post os vamos a explicar la metodología que utilizaban, empezaremos por el Riverbank Park Plaza. A principios de mes debía colocar en un tablón grande todas las tareas que debían realizarse al mes por habitación:

• LImpieza de cortinas
• Limpieza de hervidores de agua
• Limpieza de las moquetas
• Limpieza detrás de minibares
• Control de plagas (chinches, pececillos de plata…)
• Control de eléctricos (enchufes, cables,…)
• Voltear cada 3 meses los colchones

Estas tareas descritas eran exclusivas de los supervisores, y aparte tenían que revisar que las tareas diarias de las camareras de piso se llevaran a cabo.

Cada camarera tenía que señalar en una plantilla como la que enseñamos a continuación lo que había realizado. La tarea a hacer está marcada con el color, es decir que los dias 1 de cada mes, tienen la tarea de limpiar las patas de la cama en cada una de las habitaciones, el día 2 aspirar las esquinas de las moquetas, donde más polvo se acumula… Estas tareas se repetían 2 veces al mes para así asegurarse que todas las tareas se realizaban en todas las habitaciones.

Cada 15 dias la subgobernanta revisaba que no hubiera demasiadas tareas sin hacer, en cuyo caso hablaba tanto con la camarera de pisos como con la supervisora para conocer los motivos del desfase en limpieza.

Aparte de ésto cada supervisora debía realizar un control profundo (spot-check) de 2 habitaciónes por camarera de piso que tenía en su zona, uno de habitación de cliente y otro de habitación de salida, y entregar la valoración al final del día a la subgobernanta que lo clasificaba por número de habitación, planta, camarera y supervisora.

La subgobernanta a su vez, realizaba un «spot-check» a cada una de las supervisoras , cada día, para asegurarse los estándares de limpieza.

Cada semana se veían los resultados y se daba la oportunidad de mejorar, a final de mes se daban los premios de «mejor camarera» «mejor supervisora» que eran aquellas que habían sacado mejores resultados en el cómputo final , se veía en una gráfica como la siguiente.

   En el Hilton Kensington aparte de las tareas descritas arriba , los supervisores debían hacer:

• 35 desinfecciones con máquina de ozono al mes, debía realizarse en 35 habitaciones diferentes para que en 3 meses estuviera todo el hotel desinfectado, por lo tanto al año eran al menos 4 veces en las que se colocaba la máquina de ozono en una habitación.
• 50 spotchecks a camareras de piso al mes.
• 25 moquetas limpiadas (ésta tarea la realizaba un mozo de habitaciones, pero se coordinaba con la supervisora).
• Inventario semanal del stock en sus offices y hacer reposición. Todos los lunes se entregaba el papel con el material necesario para la semana y se veía la evolución de gasto.
• Control de los cierres de seguridad de las ventanas, una vez al mes

   Al final de mes, la propia gobernanta junto con la subgobernanta revisaban tu trabajo y te indicaban en qué áreas podías mejorar o si había habido alguna tarea que estaba termiada conocer los motivos.

   Para una mejor organización departamental es necesario controlar y supervisar cada una de las tareas realizadas por los miembros del equipo en forma de «spotchecks» o plantillas de recuento.

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UNIFORMES DE PERSONAL (II)

   En el artículo anterior señalamos los puntos o aspectos más importantes al comprar uniformes, ahora pasaremos a comentar la forma de realziar el pedido. 

• Pedir a tu equipo su talla. Lo más precisa posible. En caso de duda («ay pues una 38-40»), habrá que hacer medida de las diferentes partes y hacer el pedido de esos uniformes a la tabla de medidas que tenga el proveedor; si no os la ha proporcionado la podeis pedir , tendría una estructura como esta.:

• Se piden los uniformes por número de tallas que se necesiten y multiplicando por juegos que vayamos a darle a nuestros empleados. Por ejemplo: las camareras tendrán 3 camisetas cada una y 2 pantalones, y nuestro equipo se compone de 16 camareras por lo tanto.         

  El calzado debe ser también proporcionados pero en muchos hoteles pagan ésta cantidad en las nóminas y dejan que sea el mismo empleado quien busque su calzado.

  Una vez que tenemos la cantidad total debemos realizar una tabla con cada uno de los uniformes que necesitaremos comprar. Recuerda que HSK también se encarga de todos los departamentos del hotel y tendremos que tener una plantilla similar a esta:

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PLANIFICACIÓN DE APERTURA DE UN HOTEL DE TEMPORADA (I)

Hemos hablado en las últimas semanas sobre las limpiezas de fondeo y las limpiezas de cierre de un hotel. En la siguiente serie de artículos abarcaremos la apertura de un hotel comenzando con la planificación inicial, continuando con la limpieza de zonas y habitaciones y terminando con la coordinación con los diversos departamentos para cubrir todas las tareas a realizar.

Abordaremos los siguientes puntos en éste artículo:

1. Comienzo con un calendario de fechas límites y tareas a realizar
2. Planificación de la lista de tareas por medio de herramientas como matriz Eisenhower y Agenda de Outlook.
3. Cálculo del personal necesario al comienzo de la apertura.

Pasaron las Navidades, llega Febrero y hay que volver a trabajar. Llegas a aun hotel con todo cerrado, tal y como lo dejastes la temporada anterior. Un calendario, una fecha de apertura y ¿ahora qué?. Evidentemente sol@ no lo vas a poder realizar pero en éste artículo os damos una guía para que tu apertura se realice de forma exitosa.

Normalmente la gobernanta llega unos dias antes para comenzar a organizar tareas administrativas: manning, pedidos, necesidades de la temporada…. No hace falta en éste punto hacer un inventario ya que lo tenemos del cierre de la temporada anterior.

• Paso nº 1. Calendario de tareas y fechas límite:

Lo primero que debemos hacer es una lista con todo lo que es necesario con fechas límites, de ésta forma podremos priorizar y nos dará las claves a la hora de «llamar a filas» a nuestro equipo.

Pongamos por ejemplo que la gobernanta empieza un 29 de Enero (lunes), y la empresa queire abrir el hotel al público el 15 de Marzo (viernes), eso nos daría mes y medio, 90 días, para prepararlo todo

[RECORDAR QUE ESTO ES UN EJEMPLO Y QUE SIEMPRE HAY QUE AJUSTARLO A VUESTROS LUGARES DE TRABAJO]

• Paso nº 2. Planificación, lista de tareas:

Con el calendario y la lista de tareas comenzaremos a planificar la apertura. Dentro de la lista de tareas están, evidentemente las habitaciones y también todas las zonas nobles, de los cuáles también nos encargaremos de su puesta a punto para la apertura.

Particularmente a mí me gusta usar la agenda de Outlook¹, porque de ésta forma todos los días nos llegará un aviso de lo que debemos realizar y nos ayudará a priorizar tareas, además de poder coordinar con otros departamentos las tareas y añadir éstas en los diferentes calendarios. De ésta forma se elimina el buscar e-mails para encontrar la información. Por ejemplo, necesitamos que en el restaurante despejen todo de mesas y sillas para realizar una limpieza con máquina y pulir el suelo. Entonces mandaremos un email al jefe de restaurante o F&B Manager y adjuntaremos ésta tarea en su calendario por medio de la agenda de contactos, de ésta forma a él le aparecerá y la coordinación será más fluida.

^{(En 2024 tenemos planificado hacer un vídeo en nuestro canal de Youtube sobre ésta herramienta).}

Si no eres muy «tecnológica» os recomiendo usar la matriz Eisenhower ²que es una variación de la matriz BCG³, en donde dividiremos las tareas en 4 grupos:

1. Urgente e Importante. Serán aquellas que deberemos realizar de forma inmediata. Son las prioritarias. Quién entra a trabajar, calendario de tareas y limpiezas.
2. No urgente pero importante. Serán aquellas que tenemos que planificar. Qué se va a realizar cada día, qué areas se van a realizar primero y cuáles después.
3. Urgente pero no importante. Serán aquellas que delegaremos a nuestra subgobernanta y supervisores.
4. No urgente y no importante. No es una prioridad

• Paso nº3: Cálculo de personal para cubrir habitaciones:
  1. _{Cálculo de días necesarios para cubrir todas las habitaciones:}

Siguiendo nuestro ejemplo de artículos anteriores , con la parte de las habitaciones sabemos que para la limpieza de 100 habitaciones, cada camarera realizará la limpieza de 3 habitaciones diarias, por lo tanto.

Aproximadamente necesitaremos 1 mes para la apertura de las habitaciones con 1 camarera, siguiendo la lógica

2. _{Cálculo de camareras según habitaciones realizadas diariamente:}

3. _{Cálculo total de camareras con sus descansos:}

Obviamente éstas camareras deben y tienen que descansar, por lo tanto habrá que calcular con los descansos incluidos, siendo la fórmula la siguiente:

          Podemos llegar al mismo resultado multiplicando las camareras por 1.4 que es el resultado de dividir 7/5. Esto se puede aplicar a tu establecimiento si se descansan más dias, por ejemplo se trabajan 4 y se descansan 3 , por lo tanto el número de las camareras se multiplicara por 1.75 (7/4).

En éste primer artículo hemos intentado plasmar los primeros pasos a realiar al comenzar una apertura de hotel.

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1. Outlook: Programa del paquete Office que integra email con agenda y calendario. ↩︎
2. Matriz Eisenhower: Canal Youtube >Gobernanta´s Blog en el área de Formación ↩︎
3. Matriz BCG: Wikipedia. Matriz creada para tener una visión de los productos que ofrece una empresa y así posicionarse mejor en el mercado. ↩︎

PLANIFICACION DE CIERRE DE HOTELES DE TEMPORADA (III)

Con ésta 3ª parte sobre planificación de cierre de hoteles de temporada, cerramos ésta serie de artículos. En él explicaremos la parte de inventarios y lavandería, ya vimos en el anterior la parte de habitaciones y área pública.

• Inventarios: Es necesario hacer un inventario final de todos los materiales y productos que tengamos en el departamento, así se podrá realizar una contabilización final y calcular si nos hemos ajustado al presupuesto o nos hemos sobrepasado. Este inventario ha de realizarse cuando las habitaciones están totalmente cerradas y quedan 2 o 3 días para terminar de cerrar el hotel entero. Ya que si falta algo en las habitaciones se repondrá mientras se hace la limpieza de cierre.
  • Inventario de amenidades
    • shampoo
    • gel
    • acondicionador
    • crema del cuerpo
    • colutorio
    • cepillos de dientes
    • kits de afeitar
    • peines
    • lustrazapatos
    • bolsas de lavanderia
    • calzadores
    • set de costura
  • Inventario de decoración
    • jarrones,
    • vasos,
    • ceniceros,
    • papeleras,
    • alfombras,
    • cuadros
  • Inventario de materiales de habitación
    • Vasos cuarto de baño
    • Vasos minibar
    • Tazas
    • Cafeteras/Teteras
    • Bandejas minibar
    • Papelera cuarto de baño
    • Papelera dormitorio
    • Portaequipajes
    • Perchas
  • Inventario de artículos de papelería
    • lápices
    • boligrafos
    • blocks de notas
    • revistas
    • carteles «no molestar»
  • Inventario de materiales de limpieza
    • escobas
    • palos de escoba
    • fregonas
    • palos de fregona
    • cubos de fregona
    • recogedores
    • esponjas
    • bayetas
    • papel higienico
    • papel de manos
    • cepillos
    • esponjas especiales
    • estropajos (por tipo, color…)
    • canastas de productos
    • carros de limpieza
  • Inventario de extras
    • Camas extras
    • Cunas
    • Bañeras para bebés
    • Cambiadores
    • Colchones cunas
    • Ropa de cuna (sábanas, manta, almohada)
    • Ropa de camas extras.
    • Toppers
    • Barandilla anti-caida camas extras
    • Almohadas especiales (de cuello, antialergicas…)
    • Duvets anti-alergico

En Apuntes os dejo una plantilla de inventario para cierre de habitaciones a final de temporada.

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Inventario en el departamento de pisos (II)

En el post sobre inventarios os hablaba de cómo realizarlos y de cómo usar toda la información disponible para realizar la reposición de forma eficiente y eficaz.

Durante mi trayectoria profesional he observado en varios hoteles la poca atención que se observa la hora de usar una plantilla para realizar el conteo de artículos a final de mes o «inventario mensual».

En un artículo de Sandra Martínez Starbucks, nos nors recomendaba tener una plantilla con los artículos fijos en las habitaciones por medio de una plantilla excel .

Recordemos que los inventarios constatan de 4 partes, y ésto puede servir tanto para el inventario de minibares, como el de amenities o el de ropa.

1. LO QUE TENEMOS EN LAS HABITACIONES:

Q1= Cantidad del artículo por habitación.

N= Número de habitaciones

p = Producto determinado

Ejemplo: En un hotel de 100 habitaciones, tiene 90 habitaciones standard y 10 suites. En las habitaciónes standard tienen 4 sóbres de azúcar, pero en las suites ponemos 6. Entonces:

• Ip Standard: 90*4= 360 sobres de azúcar
• Ip Suites: 10 * 6 = 60 sobres de azúcar
• Inventario total sobres en habitaciones = 360 + 60 = 420 sobres de azúcar

2. LO QUE TENEMOS EN EL ALMACÉN.

Continuando con el ejemplo de los sobres de azúcar, cada vez que hacemos un pedido nos vienen en cajas de 1000 sobres, cada mes hacemos un pedido de 3 cajas (3000 sobres), en el almacén nos queda 1 caja completa y otra abierta, de la cuál hemos usado 1/4. En la caja abierta no vamos a contar cada sobre 1 a 1 así que haremos una estimación, en éste caso 750 sobres. Por lo tanto el total de sobres de azúcar que tenemos en nuestro almacén es de 1750 unidades.

3.LO QUE TENEMOS EN LOS CARROS: En los inventarios, la parte de los carros hay que hacerlo antes de reponerlos, sino la parte de lo que tenemos en almacén nos descuadraría y no coincidiría con los albaranes de pedidos hechos. Tenemos 10 carros y el total es de 43 sobres.

4. LO QUE SE HA DESECHADO:

En éste punto hay que especificar el por qué dependiendo del inventario que estémos realizando:

• Rotura
• Fecha de caducidad (minibares: bebidas y snacks)
• Malas condiciones . En determinados ambientes, algunos artículos pierden sus propiedades e incluso pueden cambiar de color.

Con él ejemplo expuesto, en el caso de los sobres de azúcar es muy difícil conocer con exactitud los que se han perdido, roto, se han manchado y ha habido que cambiarlos, etc… Aunque siempre podremos hacer una estimación entre lo comprado y lo que nos queda a final de mes y la diferencia puede incluirse en la parte de «perdidas». En éste ejemplo estimaremos que las pérdidas han sido de un 5% de una caja y éstos serán 50 sobres de azúcar.

Una vez que tenemos todos los datos los pasamos a la plantilla y ésta debe estar siempre actualizada, porque si por una caja de antes pagabamos 20 € y ahora pagamos 25€ el inventario no nos va a cuadrar con el presupuesto. Al igual que si cambiamos de marca ésta debe ser también actualizado. Recuerda: Todo cambio por pequeño que sea debe ser actualizado en tus plantillas para inventarios correctos. Así evitaremos discrepancias.

Dicho esto el inventario final de nuestro hotel de sobres de azúcar será:

INVENTARIO TOTAL = Habtiaciones+ Almacén + Carros – Pérdidas

IT= (420+1750+43) – 50 = 2163 sobres de azúcar

Sabemos por nuestro proveedor que cada caja de azúcar nos cuesta 25€

Por lo tanto para conocer el valor exácto de lo que nos hemos gastado en azúcar éste mes serían apróximadamente 55 €. (2 cajas de azúcar + pico) .

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ERRORES EN LAVANDERIA QUE TE AFECTAN AL PRESUPUESTO (I)

 

1.  Inventario no detallado
2.  Uso inadecuado del material
3. Guardarlo inadecuadamente
4. Acceso total al material
5. No  cotejar albaranes

Estos 5 puntos son los principales errores causantes de un gasto mayor en la partida destinada a lavanderia del departamento de pisos. Analizemoslos por separado

• Inventario no detallado:  Si no sabemos lo que tenemos, no sabemos lo que necesitamos, tan simple como eso. Para que me entendais mejor, cuando vais al supermercado a comprar antes habeís mirado la nevera y la despensa o armarios para hacer una lista de lo que necesitas ¿verdad?. Pues esto es lo mismo, sólo que cambiamos naranjas por fundas de almohada, sábanas, toallas…

Pero ojo, no podeis poner todo en el mismo saco,  hay que dividir entre ropa de cama, felpa o ropa de baño  (toallas de piscina se incluyen en ésta categoría) y ropa de restaurante y éstos se subdividen por categorías: sábanas, fundas de almohada, fundas de duvet, colchas, mantas…. Al igual que si tenemos diferentes medidas hay que hacer otra clasificación, sábanas 90, sábanas 135, sabanas 200 o si tienen la nomenclatura inglesa: single, double, king size, super king size, etc….

  Lo mismo con la ropa del restaurante, ya que tienen diferentes medidas, no hace falta incluir si son redondos o cuadrados ya que por la medida se conoce si es de un estilo u de otro, así tendríamos: 90*90, 52*52 , 45*45….

De forma que la plantilla para realizar el inventario nos quede de la siguiente manera:

En una fila poneis las áreas o almacenes donde tengais la ropa y en una columna, los elementos a inventariar. Como en la plantilla anterior se puede introducir fecha, persona responsable del inventario y zona para comentarios.(Plantilla creada para el hotel Malmaison Oxford 4* 2014-2018)

Los inventarios deben hacerse una vez a la semana para conocer el stock que se tiene para así pedir a la lavandería sólo aquello que necesitemos para completarlo y no se produzca rotura de stock y siempre tengamos uno de seguridad. El stock de seguridad dependerá de muchos factores pero se suele calcular como el 1.5 del total. 

 Tomemos el ejemplo anterior, hotel Malmaison Oxford de 95 habitaciones. 

Este hotel, en todas sus camas había sabana bajera, nórdico, 2 fundas almohada de un tipo y 2 fundas almohada de otro tipo. El cuarto de baño estaba compuesto por 2 toallas baño + 2 toallas mano + 1 alfombrín.

Todas las camas llevaban sábana king size . Y de las 95 habitaciones había 20 habitaciones que requerían  nórdico super king size (200*200). Aparte había 10 habitaciones que podían transformarse la cama doble en individuales.

Habiendo comentado esto el cómputo global de ropa necesaria se refleja en la siguiente tabla: 

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CONTROL DE MINIBARES I

 No será el primer hotel en el que trabajo donde la tarea de rellenar minibares pertnece al departamento de pisos. En hoteles grandes de más de 100 habitaciones, normalmente pasa a ser responsabilidad de A&B (alimentos y bebidas, o sea restaurante).

    Si el hotel es pequeño, menos de 100 habitaciones, la responsabilidad pasa al departamento de pisos, será que piensan que no tenemos suficiente con nuestro trabajo y que nos sobra el tiempo.

    En realidad, es más fatigoso que otra cosa rellenar los minibares ya que teniendo una buena organización y planificación puedes tener controlada ésta área de forma muy sencilla. Cuantos menos pasillos tenga un hotel y secciones más fácil será de hacer éste trabajo, lo único de lo que nos tenemos que preocupar es de priorizar habitaciones y rellenar de acuerdo a llegadas tempranas, habitaciones VIP y suites.

    En caso de tener varios pasillos y secciones recomiendo empezar desde la planta más alta e ir bajando de acuerdo con habitaciones libres. También recomiendo comenzar ésta tarea no demasiado temprano, en torno a las 10 de la mañana, ya que antes los clientes que se alojan en el hotel (stayovers) están todavia en las habitaciones y las salidas no han comenzado a irse. Tener muy en cuenta el horario de desayunos de vuestro establecimiento, esto os dará una idea aproximada de a que hora comenzarán a quedarse libres las habitaciones, por ejemplo en mi hotel es de 8am a 10 am, así que a las 10 de la mañana sé que los stayovers ya se han ido a desayunar y que están despiertos y no los vamos sacar de la cama.

Con las salidas lo mismo, a esa hora ya están casi todos levantados y aunque algunos clientes esperarán hasta el último minuto para dejar las habitaciones, lo normal es que si el 60% de las habitaciones se han levantado temprano para ir a desayunar a partir de las 10 de la mañana comienzan las colas en recepción para hacer los check outs.

COMPARTE LA INFORMACIÓN CON TU EQUIPO Y HAZLES PARTICIPES!!!!. No es lo mismo que tú tengas que estar dando vueltas verificando cada dos por tres qué habitaciones se han ido y cuáles están vacias que las propias camareras de piso, por medio de su listado te dejen señalado las habitaciones vacias, con un círculo o la señal que vosotras utiliceis y las que ya han hecho. El listado de las camareras de piso en cada trolley es una herramienta super poderosa para realizar tu trabajo de la forma más rápida, aparte de que si tu tienes por medio de tu listado habitaciones que se han ido puedes informar a la camarera, de ésa forma no perderán tiempo llamando a las puertas y tener la mala suerte de molestar a algún cliente y tener una posible queja.

Es también importante saber como te llegan los pedidos, es decir, si trabajas a través de economato o tú eres la persona que haces los pedidos.  De cualquiera de las dos formas, es vital conocer los días que te llegan los pedidos, si es todo en un sólo dia, diferentes días, cuánto tardan desde que los pides hasta que llegan, conocer si se necesita algún tipo de aprobación por parte del departamento de Contabilidad antes de aprobar un pedido, al igual si tu proveedor tiene algún tipo de requisito (pedidos cantidad mínima, horarios para aceptar pedidos, …).

En el hotel donde trabajo tenemos una persona responsable de hacer los pedidos pero también lo podemos realizar nosotras mismas, de ésa forma si ésta persona está de descanso o de vacaciones no afecta al rendimiento del departamento. Esto también es útil, ya que si dependemos de terceros nuestro stock puede sufrir roturas.

Para organizar la sección de minibar, comencé haciendo un calendario que tenía dos partes: 1) proveedores, dias que tardaba en llegar mercancia entre dia de pedido y pedidos minimos y 2) calendario de expiración productos+ inventario de minibar (las fechas las puedes conseguir del departamento de Contabilidad o de Economato, en caso de que sean variables las fechas te puedes fijar en los históricos de años anteriores para tener una idea aproximada de cuándo se realizan).

En la tabla de arriba he insertado una organización de proveedores,  con éstos datos se realizan los pedidos de acuerdo a fechas de caducidad y  stock que tenemos.

Personalmente suelo hacer un pedido a la semana de los snacks (patatas, palomitas…) y cada dos semanas incluyo las bebidas , y una vez cada dos meses incluyo los chocolates. La tabla de arriba es sólo una referencia , vosotras lo teneis que adecuar a lo que vuestros proveedores os mandan y a como trabajan ellos con tu establecimiento hotelero.

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Más información en el siguiente artículo «Control de Minibares II» próximamente….

Stock de Lavandería I

     Hola gobernant@s. 

     Hoy vamos a hablar sobre el stock necesario en la lencería de un hotel. 

     Por lencería nos referimos a toda la ropa que ponemos en las habitaciones del hotel y restaurantes. Por stock nos referimos a las existencias que debemos tener en nuestro hotel para el correcto funcionamiento y no caer en una rotura de stock. 

     Primero comentaré la parte de las habitaciones para en otros posts, adentrarme en la contabilización de la lencería de restaurantes. 

    Esto es, por ejemplo, si trabajamos en un establecimiento en donde las camas se visten con fundas nórdicas contabilizaremos: 

1. Sábana bajera
2. Funda nórdica
3. Fundas de almohadas

     A esto hay que añadirle la ropa que colocamos en el baño: 

1. Toallas de baño
2. Toallas de mano
3. Alfombrín 
4. Toallas de bidet
5. Toallas de la cara

     ( Las toallas de bidet y las de la cara sólo se colocan en algunos establecimientos de categoría)

     Supongamos que nuestro hotel tiene 100 habitaciones, por lo tanto en cuanto a habitaciones, nuestro stock será: 

•      Sábana bajera: 100
•      Funda de nórdico: 100
•      Fundas de almohada: 200 (recordar multiplicar tantas fundas se pongan por número de habitaciones que tengamos en nuestro hotel)

     La misma operación realizamos con la ropa de baño: 

•      Toallas de baño: 100*2= 200
•      Toallas de mano: 100*2= 200
•      Alfombrín: 100
•      Toallas de bidét: 100*2= 200
•      Toallas de la cara: 100

     Sabemos que el número de la rotación ideal de la ropa es 4 o 5 en caso de que trabajemos con lavandería externa (leer posts: Procesos y procedimientos de lavandería de un hotel I y II).

     Así que para que no nos falte stock, tendremos que multiplicar la ropa de las habitaciones x4 o x5; dependiendo de si tenemos lavandería interna o externa.

ROTACION DE ROPA CON LAVANDERIA INTERNA Y EXTERNA 

                    

     Quedando el inventario de la siguiente forma: 

Espero que éste post sea de vuestro agrado y seguiré ofreciendoos más información acerca del stock de una lavandería en Stock de Lavandería II. Muy pronto en GOBERNANTA´S BLOG. 

Libros relacionados con éste tema: 

– Gestión y Organización de Recursos Materiales y RRHH

– Curso de Regiduría de Pisos

– Estudio de un supuesto práctico de un departamento de pisos 

EXCEL PARA PISOS III: FORMULAS 1

Buenas gobernant@s, aquí estamos otra vez, en otro capítulo de EXCEL PARA PISOS

En los dos post anteriores: Excel para pisos I y Excel para pisos II , nos adentramos en las funciones principales del programa.

En éste tercer apartado haremos un resúmen de las fórmulas más comunes y utilizadas de cara a utilizarlas en plantillas de inventarios, rotas, cuadrantes de hora….

Para hacerlo más fácil, utilizaré una plantilla para que veais los cambios que vamos introduciendo

Un poco de introducción para afianzar conceptos:

1) Al abrir Excel , nos encontraremos con una plantilla en blanco.

2) Las letras forman las COLUMNAS y los números las FILAS de nuestra tabla.

3) Podemos añadir abajo tantas páginas como queramos nuestra plantilla y podemos cambiarle el nómbre por ejemplo con los meses del año:

4) Para no perder el trabajo hecho guardaremos en nuestro ordenador el trabajo hasta ahora realizado y le pondremos de nombre «PLANTILLA PISOS»

Como observareis en la parte de arriba aparece el nombre del archivo «PLANTILLA PISOS».

Hasta aquí los conceptos básicos para comenzar a trabajar y ahora os explicaré las fórmulas:

Recordad que antes de poner cualquier fórmula teneis que colocar el signo =

* SUMA: Te suma valores, al igual que rangos de valores. Los rangos de valores van entre paréntesis y suelen representarse así (A1:A5), es decir así le estás diciendo al programa que te sume los valores que van de la celda A1 a la A5.

 Aquí tenemos los valores de la celda A1 a la celda A5 , y como veis en la celda A6 está remarcada, es donde vamos a poner nuestra fórmula.  Existen varias formas :

1. Escribir nosotros mismos la fórmula 
2. Sumar los valores uno a uno sin incluir la fórmula
3. Utilizar el botón Autosuma, para ello seguiremos los siguientes pasos

•     La celda remarcada debe pertenecer a donde queremos que aparezca la suma
• Clickamos con el ratón en el botón «AUTOSUMA» que es como una E distorsionada
• Automáticamente nos saldra el resultado con la formula
• 

Bueno, gobernant@s hasta aquí este primer capítulo sobre Fórmulas de excel, espero que os haya gustado.  Recordad guardar vuestro trabajo al final de cada sesión. Un saludo.