ROOM MOVES EN OPERA PMS

Dejas el departamento cerrado de una forma y amanece diferente a la mañana siguiente. ¿Qué ha pasado aquí?, ninguna información, nada en el documento que te mandan con las quejas o incidentes de la tarde anterior ¿entonces? Recepción ha realizado cambios de habitación sin informar a nadie, pero se puede saber los cambios que se han realizado en Opera PMS . Los pasos a seguir son:

• Abrimos Opera Pms y clicaremos en Miscellaneous> Reports

• En el listado de Reports, buscaremos el Report A192 Room Moves

• Nos aparecerá una ventana que nos pedirá la fecha que deseemos, la insertaremos y le daremos a «Preview». Importante en la forma que aparezca la información «Sort Order», elegir siempre Room nº

• El documento que nos proporcionará tendrá una estructura como la siguiente, en la que podemos observar si se ha hecho un «upgrade» y quien ha realizado el cambio de habitación.

• MUY IMPORTANTE !!. Verificar en nuestro listado de habitaciones (T122) que aquellas que se han cambiado están en estado de Vacantes (VAC) y sucias (DI), sino lo podremos cambiar manualmente nosotros para que así aparezca en el listado de las camareras de piso.

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COMPRAS Y PEDIDOS . SEGUIMIENTO Y CONTROL (I)

Una de las tareas más importantes de una gobernanta es el no quedarse sin stock para cubrir las diferentes estancias del hotel.

El stock se divide en diferentes partidas:

• ROPA: Toda la ropa que sea utilizada en el hotel, no sólo habitaciones sino también SPA, restaurante, bar….
• AMENIDADES: Aquí haremos una clasificación entre desechables y no desechables.
  • Desechables: Todos aquellos que una vez usados no se pueden reutilizar, shampoo, gel de baño, papel higiénico, zapatillas, ….. En éste punto podemos incluir la parte de papelería aunque cómo en muchos hoteles esta partida se reparte junto con recepción, la incluiremos en una partida aparte. Si en tu hotel tu no repartes nada con ningún otro departamento, entonces sí debe estar en la parte de Amenidades-desechables.
  • No desechables: Todos aquellos artículos de la habitación que pueden ser usados por varios clientes y su sustitución sólo se produce en el momento de rotura o desaparición como puede ser: secadores, calzadores, porta-maletas, perchas, planchas, tablas de planchar….
• OFICINA/PAPELERIA: Todo lo relacionado para realizar nuestro tabajo administrativo: papel de impresora, tinta de impresora, boligrafos, lápices, clips, grapas, grapadoras, trocadora, carpetas, archivadores….
• PRODUCTOS QUIMICOS: Estos deben estar divididos por secciones en dónde se utilizan , tendremos productos que usemos en diversas áreas, como puede ser por ejemplo el limpia cristales o el limpia-suelos pero habrá otros específicos como por ejemplo producto clorado para la lavandería. Entonces
  • Habitaciones/ áreas públicas
  • Lavandería
  • SPA
• MISCELANEA: Esta partida es un poco de todo, ya que no se ajusta a las partidas antes señaladas, aquí podemos incluir todo aquello que necesitamos tener en nuestro stock para cubrir todas las áreas: papeleras de baño, papeleras, vasos, ceniceros, máquinas de café, decoración de la habitación, ….

Comenzaremos teniendo un listado completo de todos nuestro proveedores, artículos que suministran, precio, cantidad por caja/paquete/fardo y duración de entrega. Una forma sencilla de hacer éste listado es , otra vez, dividirlo por áreas,por ejemplo:

1. Amenidades
   • Amenidades de baño:
     • Champú -> Molton Brown, 256 unidades*caja, 15€/caja , 7-10 dias

(Ejemplo de la plantilla excel utilizada en Malmaison Oxford 2014-2018)

Dependiendo del hotel, tendremos un programa específico para hacer compras, aunque es muy recomendable tener una plantilla excel como «back up» y así enlazar esa plantilla excel con la agenda de Outlook y te muestre un recordatorio de los artículos que deben llegar en una fecha determinada.

LOS LADRONES VAN A LOS HOTELES

   Ya se acabaron las fiestas, el turrón, el mantecado y en Gobernanta´s Blog volvemos a subir contenido sobre cómo administrar un departamento de pisos.

   El título de éste artículo está inspirado en una serie española de los años 90 «Los ladrones van a la oficina».

 Hablaremos sobre esa clase de clientes que aparte de llevarse las amenidades de recuerdo, tambíen deciden tomar como souvenir algo más.

   En la mayoría de hoteles los productos de baño son de un sólo uso, botes pequeños y las demás amenidades en sobrecitos que una vez abiertos hay que cambiarlos, convirtiendose en un gasto departamental.

   Aunque existen otro tipo de hoteles en donde colocan dispensadores grandes (500 ml.) que se rellenan diariamente. Ya que de ésta forma los costes se reducen considerablemente, sobre todo si es una amenidad costosa. Preferible comprar garrafas de 5 L. y rellenar que botellas de 500 ml. (aunque siempre hay que tener un remanente de botellas en stock).

  

    Si los clientes deciden llevarse éste producto, es quasi-normal, ahora, lo que no es tan normal es que se apropien de otros artículos como secadores de pelo, canastillas de amenidades, bandejas, papeleras o incluso colchas o bandas de cama.

   Hago un inciso aquí para contar una pequeña anécdota personal. En un hotel de Fuengirola (Málaga) estaba trabajando como camarera de piso y bajé a la oficina para pedirle a la gobernanta una colcha de cama ya que no la encontraba en la habitación. «¿Qué se han llevado la colcha de la cama?» «Eso parece , en la habitación no está y la he registrado por todos lados» «Pero si es feísima, ¿quien quiere llevarse una colcha vieja y fea?». Aparentemente al cliente le gustó y se la llevó.

    Día a día vamos perdiendo stock y nos arruina nuestros planes de presupuesto ésta conducta tan poco ética, aparte de que podemos entrar en rotura de stock si las desapariciones ocurren demasiado frecuentemente y no tengamos para reponer, convirtiéndose en un problema aún mayor.

    Pero no todo debe verse tan negro ya que hay solución a éste contratiempo, y no es encadenarlo todo o fijarlo a la pared.

    Para éllo necesitaremos la colaboración y participación de:

1. Supervisores
2. Camareras de piso
3. Personal de recepción

    Antes de nada, hay que poner precio aunque sea al costo, es decir por lo mismo que nos ha costado a nosotros, cada artículo del hotel susceptible de ser robado. Por lo tanto haremos una lista de la siguiente forma:

1. Botes de amenidades (champú, gel, acondicionador, gel de manos, crema corporal): 20 €
2. Secador de pelo : 30€
3. Caja de amenidades/cestillo: 10 €
4. Vasos cuarto de baño : 5€/uniddad

    Y así hasta completar todos los artículos de una habitación susceptible de ser robado. Para las toallas y los albornoces, se llevará el recuento con el listado que se dé a la camarera de pisos y ésta indicara cuántas prendas de ropa ha tenido que cambiar. Si son 2 personas y sólo se encuentra un albornoz sucio, el otro lo ha tomado el cliente «prestado».

    Dependiendo de quien entre primero a la habitación si la supervisora o la camarera se avisarça a la gobernanta en el momento de echar en falta algún artículo, sacando prueba gráfica de ello (foto).

    La gobernanta con la prueba gráfica lo comunicará a la recepción para que hagan el susodicho cargo al cliente.

    Dicho cargo estará registrado en la parte de beneficios de habitaciones Todos los cargos al final de la temporada o del año se contabilizarán y se harán los ajustes presupuestarios necesarios, ya que probablemente no todos los cargos podrán ser materializados.

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SIN ORGANIZACIÓN NO HAY CONTROL (II)

En la primera parte sobre la organización que debe realizarse en un departamento de pisos. Expusimos las tareas a realizar por cada miembro del equipo y la importancia de la organización en lo que consideramos el departamento más importante de un hotel (sin camas no hay hotel…).

He trabajado en muchos hoteles, y a día de hoy me sigo quedando con la forma de llevar el seguimiento de las tareas y su organización de dos de ellos, el Hilton Kensington y el Riverbank Park Plaza, los dos de Londres.

El sistema de la gobernanta y el gobernanto era similar en los dos hoteles, si acaso, en el Hilton los supervisores debían realizar más tareas pero no eran para nada ningún imposible.

En éste post os vamos a explicar la metodología que utilizaban, empezaremos por el Riverbank Park Plaza. A principios de mes debía colocar en un tablón grande todas las tareas que debían realizarse al mes por habitación:

• LImpieza de cortinas
• Limpieza de hervidores de agua
• Limpieza de las moquetas
• Limpieza detrás de minibares
• Control de plagas (chinches, pececillos de plata…)
• Control de eléctricos (enchufes, cables,…)
• Voltear cada 3 meses los colchones

Estas tareas descritas eran exclusivas de los supervisores, y aparte tenían que revisar que las tareas diarias de las camareras de piso se llevaran a cabo.

Cada camarera tenía que señalar en una plantilla como la que enseñamos a continuación lo que había realizado. La tarea a hacer está marcada con el color, es decir que los dias 1 de cada mes, tienen la tarea de limpiar las patas de la cama en cada una de las habitaciones, el día 2 aspirar las esquinas de las moquetas, donde más polvo se acumula… Estas tareas se repetían 2 veces al mes para así asegurarse que todas las tareas se realizaban en todas las habitaciones.

Cada 15 dias la subgobernanta revisaba que no hubiera demasiadas tareas sin hacer, en cuyo caso hablaba tanto con la camarera de pisos como con la supervisora para conocer los motivos del desfase en limpieza.

Aparte de ésto cada supervisora debía realizar un control profundo (spot-check) de 2 habitaciónes por camarera de piso que tenía en su zona, uno de habitación de cliente y otro de habitación de salida, y entregar la valoración al final del día a la subgobernanta que lo clasificaba por número de habitación, planta, camarera y supervisora.

La subgobernanta a su vez, realizaba un «spot-check» a cada una de las supervisoras , cada día, para asegurarse los estándares de limpieza.

Cada semana se veían los resultados y se daba la oportunidad de mejorar, a final de mes se daban los premios de «mejor camarera» «mejor supervisora» que eran aquellas que habían sacado mejores resultados en el cómputo final , se veía en una gráfica como la siguiente.

   En el Hilton Kensington aparte de las tareas descritas arriba , los supervisores debían hacer:

• 35 desinfecciones con máquina de ozono al mes, debía realizarse en 35 habitaciones diferentes para que en 3 meses estuviera todo el hotel desinfectado, por lo tanto al año eran al menos 4 veces en las que se colocaba la máquina de ozono en una habitación.
• 50 spotchecks a camareras de piso al mes.
• 25 moquetas limpiadas (ésta tarea la realizaba un mozo de habitaciones, pero se coordinaba con la supervisora).
• Inventario semanal del stock en sus offices y hacer reposición. Todos los lunes se entregaba el papel con el material necesario para la semana y se veía la evolución de gasto.
• Control de los cierres de seguridad de las ventanas, una vez al mes

   Al final de mes, la propia gobernanta junto con la subgobernanta revisaban tu trabajo y te indicaban en qué áreas podías mejorar o si había habido alguna tarea que estaba termiada conocer los motivos.

   Para una mejor organización departamental es necesario controlar y supervisar cada una de las tareas realizadas por los miembros del equipo en forma de «spotchecks» o plantillas de recuento.

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UNIFORMES DE PERSONAL (II)

   En el artículo anterior señalamos los puntos o aspectos más importantes al comprar uniformes, ahora pasaremos a comentar la forma de realziar el pedido. 

• Pedir a tu equipo su talla. Lo más precisa posible. En caso de duda («ay pues una 38-40»), habrá que hacer medida de las diferentes partes y hacer el pedido de esos uniformes a la tabla de medidas que tenga el proveedor; si no os la ha proporcionado la podeis pedir , tendría una estructura como esta.:

• Se piden los uniformes por número de tallas que se necesiten y multiplicando por juegos que vayamos a darle a nuestros empleados. Por ejemplo: las camareras tendrán 3 camisetas cada una y 2 pantalones, y nuestro equipo se compone de 16 camareras por lo tanto.         

  El calzado debe ser también proporcionados pero en muchos hoteles pagan ésta cantidad en las nóminas y dejan que sea el mismo empleado quien busque su calzado.

  Una vez que tenemos la cantidad total debemos realizar una tabla con cada uno de los uniformes que necesitaremos comprar. Recuerda que HSK también se encarga de todos los departamentos del hotel y tendremos que tener una plantilla similar a esta:

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PLANIFICACIÓN DE APERTURA DE UN HOTEL DE TEMPORADA (IV)

Y llegamos al penúltimo artículo para cerrar ésta serie sobre aperturas de un hotel de temporada.

En éste artículo explicaremos los puntos siguientes:

• Registro de las diferentes limpiezas y sus inventarios
• Organización de entrega de uniformes

a) Registro de las diferentes limpiezas y sus inventarios:

Como explicamos en los artículos sobre cierre de un hotel , tendremos los inventarios que al final de la temporada habremos pasado a una página de Excel para tener recuento de todo lo que hace falta para la temporada siguiente. Es conveniente cuando comienza la nueva temporada tener suministrado todo aquello que falta como vimos en el primer artículo de ésta serie.

En artículos anteriores comentábamos el ir haciendo la limpieza por zonas o plantas, ésto nos ayudará a ser más organizados, lo cual repercutirá directamente en una apertura más cómoda (para todos, tanto para el equipo de limpieza como para supervisores y recepción).

Siempre ocurre que al estar haciendo las aperturas, terminas una zona y después va mantenimiento ha realizar algún trabajo, por lo tanto eso nos retrasará en nuestra labor. Es importante, tener una comunicación total con éste departamento para evitar tener que hacer trabajo doble. Si durante el cierre de la temporada anterior hubiera algún tipo de trabajo para mantenimiento, antes de entrar el equipo de limpieza a las habitaciones deben entrar ellos para realizar su labor.

b) Entrega de uniformes:

En Planificación de apertura (I) comentábamos la realización de la lista de tareas. Pues bien, en ésta lista debe estar la planificación de la entrega de uniformes, por departamento y horario de entrega, sino se forma un atasco en la lavandería,ya que se juntará el trabajo del departamento con atender las peticiones de otros empleados.

Los departamentos de oficina como son Dirección, Eventos, Márketing, Contabilidad, Finanzas, Compras, RRHH y Ventas , no tienen uniformes . En algunos hoteles los jef@s departamentales tampoco tienen uniforme, sólo se les requiere llevar indumentaria adecuada para el cargo que representan.

Unos días antes de la entrega de los uniformes, el equipo de lavandería organizará los uniformes de la siguiente forma:

1. Clasificará por departamentos, subdepartamentos, categorías laborales y género
   • Departamento de Recepción
     • Recepción
       • Jef@ de recepción
       • 2@ Jef@ de recepción
       • Recepcionistas
         • Hombre
         • Mujer
       • Coordinador/a Recepción-Telefonista
     • Conserjería
       • Jef@ de conserjería
       • Conserjes
         • Hombre
         • Mujer
     • Relaciones públicas : En algunos hoteles puede haber designado un/a jef@ de Relaciones Públicas (Guest Relations) aunque en hoteles de poca capacidad (< 100 habitaciones) ésta función es realizada por el Jef@ de Recepción, pudiendo ser delegada a su 2@.
   • Departamento de Pisos
     • Jef@ de Pisos
     • 2@ Jef@ de Pisos
     • Coordinador/a de Pisos (sólo en aquellos hoteles donde el volúmen de trabajo lo requiera)
     • Supervisores
       • Hombre
       • Mujer
     • Mozos de Habitaciones
     • Camarer@s de Pisos
   • Departamento de Alimentación y Bebidas (F&B)
     • Jef@ de Alimentación y Bebidas
     • 2@ Jef@ de Alimentación y Bebidas
     • Restaurantes: En caso de que haya más de 1 y según la tipología pueden llegar a tener diferentes uniformes, y por lo tanto habría que realizar la clasificación de éstos también.
       • Maitre de Restaurante:
         • Hombre
         • Mujer
       • Jef@s de sección¹: Los restaurantes se dividen por mesas y un conjunto de mesas forman una sección, cada sección lleva un jef@ que coordina el trabajo de los camareros que trabajan en la misma.
       • Camarer@s
     • Bares: Al igual que en los restaurantes, dependiendo de la tipología del bar pueden tener uniformes diferentes.
       • Jef@ de Bar
       • Camarer@s
   • Departamento de Cocina: Aquí ocurre lo mismo que con el departamento de restaurante, puede que no haya una cocina sino varias y por lo tanto los uniformes² pueden variar.
     • Jef@ de cocina (Chef)
     • 2@ Jef@ de cocina (Sous-chef)
     • Cocineros
     • Auxiliares de Cocina
   • Departamento de Mantenimiento:
     • Jef@ de Mantenimiento
     • Personal de Mantenimiento

Una vez clasificados todos los uniformes se les asignará a cada trabajador un número que se incluirá en el uniforme por medio de una etiqueta termo-adhesiva que se colocará en el cuello de cada prenda o en la zona de la cintura, si es pantalón. No se recomienda ponerlo en la etiqueta³ ya que muchos empleados las cortan al recibir los uniformes.

La entrega de uniformes se hará por días planificando cada día qué departamento tiene que recoger sus uniformes, para ello se comunicará a los diferentes jefes de departamentos junto a Recursos Humanos, ya que si hay algún empleado de un departamento específico que por razones diversas empieza más tarde, ellos nos lo comunicarán y la lavandería reservará este uniforme poniendolo en un lugar aparte.

1. Sección: Zona de restaurante compuesta por mesas. Por ejemplo , el restaurante tiene 100 mesas de 4 (en cada mesa se pueden sentar 4 personas), por lo tanto tienen una capacidad máxima de 400 personas y mínima de 100 (1 persona x mesa mínimo, 4 personas x mesa máximo). cada sección se compone de 25 mesas. Dichas secciónes se pueden componer a su vez de 5 mesas que será un máximo de 20 comensales. Siendo 1 camarero encargado de cada subsección. En éste ejemplo puede haber 2 maitres de hotel que se dividirán el restaurante en dos organizando 50 mesas cada uno. ↩︎
2. Los uniformes en cocina suelen variar en dos matices puntuales:
   a) El gorro de cocina, puede ser diferente
   b) El pañuelo que puede ser de color diferente para distinguirse de a qué cocinas pertenecen ↩︎
3. En un artículo anterior hablabamos de la importancia de no quitar la etiqueta a las prendas de ropa. Puedes leer dicho artículo aquí. ↩︎

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PLANIFICACIÓN DE APERTURA DE UN HOTEL DE TEMPORADA (II)

Continuando con el artículo anterior, donde introducíamos los primeros pasos a realizar en la apertura de un hotel de temporada, en éste os vamos a explicar cómo organiar las limpiezas en las diferentes áreas:

• Habitaciones
• Áreas Públicas

Vimos también las camareras necesarias para cubrir la parte de las habitaciones, haciendo unos cálculos básicos.

Aquí debemos hacer un inciso, hay hoteles que por su estructura o por onde están situados deben contar con toda la plantilla en una fecha determinada, en éste caso el tiempo de limpieza se reducirá considerablemente.

Una vez que el equipo está preparado para comenzar, habremos previamente coordinado con recepción las primeras habitaciones que van a estar disponibles para su venta. Este paso puede hacerse por plantas , por secciones o por categorías de habitación. En caso de que la apertura se haga poco a poco, recordar que reservas tiene que tener una cantidad de habitaciones con categorías diferentes para poder obtener el mayor beneficio¹ (revenue) de ellas.

En éste punto hay que matizar que es conveniente la planificación junto con recepción, recuerda que los departamentos de un hotel se necesitan unos de los otros y que no pueden trabajar por libre. Podemos realizarlo en un cuadrante o en una hoja de papel o por medio del calendario de Outlook como ya explicamos en el artículo anterior.

La subgobernanta debe estar unos dias antes de la llegada del equipo para organizar, planificar y coordinar junto con la gobernanta todo el trabajo que se desarrollará durante la nueva temporada.

Pondremos como ejemplo que la gobernanta comienza el 29 de Enero, la subgobernanta el 8 de Febrero y el primer equipo o el equipo al completo empieza el 15 de Febrero.

Antes de meternos en faena con escobas, recogedores, mopas, fregonas…. es conveniente hacer al equipo una introducción de lo que vamos a realizar, puede ser de forma distendida, organizado en uno de los salones del hotel con un café o puede ser en la oficina (aunque desde mi punto de vista prefiero lo primero). En ésta introducción comenzaremos explicándole a nuestro equipo cómo vamos a realizar la apertura , sobre todo si es una apertura de obra por remodelación, después comentar cuáles son las expectativas para la temporada que va a comenzar y cualquier información que creamos oporturno darles a nuestro equipo.

Una vez que todo el equipo está al tanto de cómo realizar las tareas y repartidas, comenzaremos con las zonas nobles, ya que necesitaremos más tiempo que en las habitaciones, no sólo es desempolvar, barrer y fregar, hay que limpiar cristaleras, lámparas, suelos con maquinaria especial,² moquetas o alfombras con maquinaria especial.… y eso va a requerir más tiempo de limpieza.

1. www.cloudbeds.com/es/negocio-hotelero/margen-beneficio/- Si quieres aprender más sobre beneficio de un hotel o revenue en «apuntes» os dejamos enlaces a páginas y contenido interesante. ↩︎
2. Limpieza de suelos.Ficha de producto a utilizar según la superficie a limpiar ↩︎

PLANIFICACIÓN DE APERTURA DE UN HOTEL DE TEMPORADA (I)

Hemos hablado en las últimas semanas sobre las limpiezas de fondeo y las limpiezas de cierre de un hotel. En la siguiente serie de artículos abarcaremos la apertura de un hotel comenzando con la planificación inicial, continuando con la limpieza de zonas y habitaciones y terminando con la coordinación con los diversos departamentos para cubrir todas las tareas a realizar.

Abordaremos los siguientes puntos en éste artículo:

1. Comienzo con un calendario de fechas límites y tareas a realizar
2. Planificación de la lista de tareas por medio de herramientas como matriz Eisenhower y Agenda de Outlook.
3. Cálculo del personal necesario al comienzo de la apertura.

Pasaron las Navidades, llega Febrero y hay que volver a trabajar. Llegas a aun hotel con todo cerrado, tal y como lo dejastes la temporada anterior. Un calendario, una fecha de apertura y ¿ahora qué?. Evidentemente sol@ no lo vas a poder realizar pero en éste artículo os damos una guía para que tu apertura se realice de forma exitosa.

Normalmente la gobernanta llega unos dias antes para comenzar a organizar tareas administrativas: manning, pedidos, necesidades de la temporada…. No hace falta en éste punto hacer un inventario ya que lo tenemos del cierre de la temporada anterior.

• Paso nº 1. Calendario de tareas y fechas límite:

Lo primero que debemos hacer es una lista con todo lo que es necesario con fechas límites, de ésta forma podremos priorizar y nos dará las claves a la hora de «llamar a filas» a nuestro equipo.

Pongamos por ejemplo que la gobernanta empieza un 29 de Enero (lunes), y la empresa queire abrir el hotel al público el 15 de Marzo (viernes), eso nos daría mes y medio, 90 días, para prepararlo todo

[RECORDAR QUE ESTO ES UN EJEMPLO Y QUE SIEMPRE HAY QUE AJUSTARLO A VUESTROS LUGARES DE TRABAJO]

• Paso nº 2. Planificación, lista de tareas:

Con el calendario y la lista de tareas comenzaremos a planificar la apertura. Dentro de la lista de tareas están, evidentemente las habitaciones y también todas las zonas nobles, de los cuáles también nos encargaremos de su puesta a punto para la apertura.

Particularmente a mí me gusta usar la agenda de Outlook¹, porque de ésta forma todos los días nos llegará un aviso de lo que debemos realizar y nos ayudará a priorizar tareas, además de poder coordinar con otros departamentos las tareas y añadir éstas en los diferentes calendarios. De ésta forma se elimina el buscar e-mails para encontrar la información. Por ejemplo, necesitamos que en el restaurante despejen todo de mesas y sillas para realizar una limpieza con máquina y pulir el suelo. Entonces mandaremos un email al jefe de restaurante o F&B Manager y adjuntaremos ésta tarea en su calendario por medio de la agenda de contactos, de ésta forma a él le aparecerá y la coordinación será más fluida.

^{(En 2024 tenemos planificado hacer un vídeo en nuestro canal de Youtube sobre ésta herramienta).}

Si no eres muy «tecnológica» os recomiendo usar la matriz Eisenhower ²que es una variación de la matriz BCG³, en donde dividiremos las tareas en 4 grupos:

1. Urgente e Importante. Serán aquellas que deberemos realizar de forma inmediata. Son las prioritarias. Quién entra a trabajar, calendario de tareas y limpiezas.
2. No urgente pero importante. Serán aquellas que tenemos que planificar. Qué se va a realizar cada día, qué areas se van a realizar primero y cuáles después.
3. Urgente pero no importante. Serán aquellas que delegaremos a nuestra subgobernanta y supervisores.
4. No urgente y no importante. No es una prioridad

• Paso nº3: Cálculo de personal para cubrir habitaciones:
  1. _{Cálculo de días necesarios para cubrir todas las habitaciones:}

Siguiendo nuestro ejemplo de artículos anteriores , con la parte de las habitaciones sabemos que para la limpieza de 100 habitaciones, cada camarera realizará la limpieza de 3 habitaciones diarias, por lo tanto.

Aproximadamente necesitaremos 1 mes para la apertura de las habitaciones con 1 camarera, siguiendo la lógica

2. _{Cálculo de camareras según habitaciones realizadas diariamente:}

3. _{Cálculo total de camareras con sus descansos:}

Obviamente éstas camareras deben y tienen que descansar, por lo tanto habrá que calcular con los descansos incluidos, siendo la fórmula la siguiente:

          Podemos llegar al mismo resultado multiplicando las camareras por 1.4 que es el resultado de dividir 7/5. Esto se puede aplicar a tu establecimiento si se descansan más dias, por ejemplo se trabajan 4 y se descansan 3 , por lo tanto el número de las camareras se multiplicara por 1.75 (7/4).

En éste primer artículo hemos intentado plasmar los primeros pasos a realiar al comenzar una apertura de hotel.

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1. Outlook: Programa del paquete Office que integra email con agenda y calendario. ↩︎
2. Matriz Eisenhower: Canal Youtube >Gobernanta´s Blog en el área de Formación ↩︎
3. Matriz BCG: Wikipedia. Matriz creada para tener una visión de los productos que ofrece una empresa y así posicionarse mejor en el mercado. ↩︎

PLANIFICACIÓN DE CIERRE DE HOTEL DE TEMPORADA (II)

En el anterior artículo nos adentramos en el cierre de un hotel de temporada, dando las pautas iniciales para la realización de la misma.

En ésta segunda parte pondremos el énfasis en cómo se realizan las diferentes tareas y los tiempos que se tienen para realizarlas.

Al hacer el cierre de un hotel, desde la perspectiva del departamento de Pisos o Housekeeping, existen 4 áreas a tener en cuenta.

1. Habitaciones
2. Areas Públicas
3. Lavandería
4. Almacenes

En hoteles donde se proporcione alojamiento al personal, como pueden ser hoteles en las Islas Baleares, Andorra, o Canarias, ésta zona debe ser también incluida y organizarla en consecuencia.

Pra la parte de habitaciones se realizarán siguiendo lo explicado en artículos anteriores sobre limpiezas profundas de habitaciones

• Planificación de limpieza profunda de habitaciones I, II y III

Aunque aquí hay que añadir que toda la decoración y amenidades de la habitacíón como pueden ser jarrones, revistas, block de notas, amenidades del baño, …. irán guardadas en el armario junto con un juego de la ropa tanto de cama como de cuarto de baño de la habitación, así a la hora de la apertura, ésta será más dinámica. En hoteles donde haya terraza o balcón , todo el mobiliario irá dentro de la habitación para evitar su corrosión y desgaste.

En las zonas de área pública se limpiará para después retirar todo aquello que no sea mobiliario fijo: alfombras, decoración, mesas, sillas…. y se proporcionará a los departamentos correspondientes (restaurante, spa, recepción…) sábanas antíguas o de rechazo para cubrir el mobiliario y evitar su desgaste por polvo y luz, así como evitar la aparición de insectos (carcoma).

En la zona de aseos públicos, se retirará todo el material, papeleras, jaboneras, escobilleros, …. Si las jaboneras y el papel de manos es por medio de dispensadores, éstos se dejarán vacíos para evitar el deterioro de estos productos.

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PLANIFICACIÓN CIERRE DE HOTELES DE TEMPORADA (I)

En los artículos anteriores, Planificación de LImpiezas profundas I, II y III, explicábamos cómo realizar los fondeos cuando hay baja ocupación (invierno), normalmente en los meses de invierno de diciembre a marzo, aunque casi siempre se posponen hasta después de las vacaciones de Navidad, cómo ya comentámos.

En el artículo de hoy, nos proponemos usar esas explicaciones que nos van a servir como complemento perfecto para abrir otro tema de interés como son los cierres de temporada y su planificación.

Los hoteles de temporada suelen abrir sobre el mes de Marzo-Abril, para prepararse para la Semana Santa y ya están abiertos hasta finales de Octubre, principios de Noviembre (casos expecionales como grupos grandes, IMSERSO, etc…).

Bien, lo primero de todo es saber la fecha exacta de cierre del hotel, es decir el día que se depside al o a los últimos clientes.

Junto a Dirección, Reservas y Recepción se va a ir haciendo una planificación de cierre de zonas o plantas del hotel. Dirección para que estén informados de cómo se va a realizar , Reservas para conocer las categorías que se dejarán disponibles hasta la fecha final y Recepción para coordinar junto con el departamento de Pisos un cierre sin prisas y sin agobios.

Los cierres se pueden hacer por categorías de habitación, pero al igual que en los fondeos lo mejor es ir cerrando plantas completas, para no ir dando saltos de una zona a otra del hotel.

A medida que vamos cerrando zonas o plantas, iremos necesitando menos personal, por lo tanto la forma de calcular ésto es bastante sencillo: POR ANTIGÜEDAD, tanto el personal fijo como el temporal.

Antes de realizar el planning, debes consultar con tu equipo, sobre todo si tu hotel está formada por personal que no habita en la zona y necesita desplazarse para volver a sus ciudades de origen, como pueden ser los casos de Canarias, Ibiza, Mallorca, por poner algunos ejemplos, aunque no necesariamente tienen que ser islas ya que también se puede dar el caso de personal del norte del país trabajando en hoteles del sur, donde hay más turismo de verano.

Consultar a tu personal y ajustar las fechas de salida de los mismos nos traerá muchos beneficios, ya que el personal que se quede no estará a disgusto y hará el trabajo con mayor dedicación que si hay alguien que tiene que quedarse obligado hasta el final (en éste punto el trabajo se puede retrasar o no cerrarse en condiciones lo que afectará a la apertura que veremos en artículos siguientes).

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