EXCEL PARA PISOS III: FORMULAS 1

Buenas gobernant@s, aquí estamos otra vez, en otro capítulo de EXCEL PARA PISOS

En los dos post anteriores: Excel para pisos I y Excel para pisos II , nos adentramos en las funciones principales del programa.

En éste tercer apartado haremos un resúmen de las fórmulas más comunes y utilizadas de cara a utilizarlas en plantillas de inventarios, rotas, cuadrantes de hora….

Para hacerlo más fácil, utilizaré una plantilla para que veais los cambios que vamos introduciendo

Un poco de introducción para afianzar conceptos:

1) Al abrir Excel , nos encontraremos con una plantilla en blanco.

pagina en blanco

2) Las letras forman las COLUMNAS y los números las FILAS de nuestra tabla.

3) Podemos añadir abajo tantas páginas como queramos nuestra plantilla y podemos cambiarle el nómbre por ejemplo con los meses del año:

MESES DEL AÑO

4) Para no perder el trabajo hecho guardaremos en nuestro ordenador el trabajo hasta ahora realizado y le pondremos de nombre “PLANTILLA PISOS”

PLANTILLA PISOS

Como observareis en la parte de arriba aparece el nombre del archivo “PLANTILLA PISOS”.

Hasta aquí los conceptos básicos para comenzar a trabajar y ahora os explicaré las fórmulas:

Recordad que antes de poner cualquier fórmula teneis que colocar el signo =

* SUMA: Te suma valores, al igual que rangos de valores. Los rangos de valores van entre paréntesis y suelen representarse así (A1:A5), es decir así le estás diciendo al programa que te sume los valores que van de la celda A1 a la A5.

SUMAR VALORES Aquí tenemos los valores de la celda A1 a la celda A5 , y como veis en la celda A6 está remarcada, es donde vamos a poner nuestra fórmula.  Existen varias formas :

  1. Escribir nosotros mismos la fórmula SUMAR
  2. Sumar los valores uno a uno sin incluir la fórmulasumar uno a uno
  3. Utilizar el botón Autosuma, para ello seguiremos los siguientes pasos
  •     La celda remarcada debe pertenecer a donde queremos que aparezca la suma
  • SUMAR VALORESClickamos con el ratón en el botón “AUTOSUMA” que es como una E distorsionada
  • e distorsionadaAutomáticamente nos saldra el resultado con la formula
  • autosuma

Bueno, gobernant@s hasta aquí este primer capítulo sobre Fórmulas de excel, espero que os haya gustado.  Recordad guardar vuestro trabajo al final de cada sesión. Un saludo.

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Excel para Pisos II: Introducción al programa

En el primer post de ésta saga, explicaba los fundamentos básicos de un programa fundamental; desde mi punto de vista para el departamento de pisos, por varias razones:

1) Ahorra tiempo

2) Los cálculos más complejos y más largos los hace por sí mismo.

3) Es una herramienta muy valiosa pra realizar inventarios y tener toda clase de costes organizados y ver su distribución en un gráfico.

 

En los siguientes posts a éste iré enseñando las diferentes funciones de éste programa. Siendo la programación la siguiente:

  • Excel para Pisos III: Fórmulas
  • Excel para Pisos IV: Rotas (I)
  • Excel para Pisos V: Rotas (II)
  • Excel para Pisos VI: Inventarios (I)
  • Excel para Pisos VII: Inventarios (II)
  • Excel Para Pisos VIII: Costes departamentales (I)
  • Excel para Pisos IX: Costes departamentales (II)
  • Excel para Pisos  X: Otras funciones

En éste post voy a hacer una introducción a la pestaña “FORMULAS” y todas las operaciones que nos van a ser útiles y que vamos a utilizar en los posts siguientes.

Al abrir Excel nos encontraremos con una plantilla vacía

Untitled

Recordad como comenté en el primer post sobre Excel que los números corresponden a las FILAS y las letras a las COLUMNAS, y que las celdas se enumeran con el número de fila y el nombre de la columna, por ejemplo, en la fotografía el cursor está en la celda A1. Siempre se escribe primero la columna y después la fila.

Cuando abrimos un archivo Excel , dependiendo para lo que necesitemos, no es necesario guardar un archivo Excel para cada plantilla que fabriquemos, sino que si las plantillas están relacionadas podemos tenerlas todas en un mismo archivo Excel. Ya que nos permite tener guardadas varias plantillas en un mismo archivo.

Si os fijais, en la parte de abajo dela plantilla, os encontrareis con 3 pestañas que pone “Sheet 1”, “Sheet 2” y “Sheet 3”, en la versión española os encontrareis “Página 1″…, vosotros a vuestro archivo de Excel le podeis añadir cuantas páginas querais.

sheet

Si pulsais el botón derecho del ratón, os saldrá un desplegable y una de las opciones es “Cambiar nombre”, si clickais ahí podreis cambiar el nombre de ésa página, por ejemplo “Rota 1ª semana”

click

 

rota 1

 

Volviendo al principio de éste post, comentaba que os iba a explicar las principales fórmulas y sus usos en este programa.

Al abrir el archivo Excel, nos iremos a la pestaña “Formulas” y nos aparecerá lo siguiente:

 

formulas(Versión inglesa de Excel)

fx= Insertar función

E= autosuma

Recientemente Usadas

Finacieras

Logicas

Texto

Fecha y Tiempo

Referencias

Matemáticas y trinonométricas

Más funciones; Estadisticas/Ingenieras y Cubicas

De todas las fórmulas que hay nosotros nos vamos a centrar sólo en las que vamos a utilizar que son:

Fórmulas lógicas: FALSO/SI/NO/VERDADERO

Fórmulas matemáticas: REDONDEAR/REDONDEAR HACIA ARRIBA-ABAJO/ SUMAR/ SUMAR SI

Otras fórmulas: Fórmulas Estadísticas: MEDIA/ CONTAR/CONTAR SI.

En el siguiente post “Excel para Pisos III: Fórmulas” explicaré detalladamente cada una de las operaciones que vamos a realizar con dichas fórmulas.

 

 

 

 

Excel para Pisos I

Con éste y siguientes posts nos introduciremos en el mundo “Excel” y las hojas de cálculo para trabajar con ellas en el departamento de Pisos,  Proporcionándonos ahorro de tiempo y poder emplearlo en otras actividades.

Pero vayamos por partes, ¿Qué es Excel?

Es un programa de Microsoft Office que consiste en una hoja de cálculo, en donde tu puedes introducir los datos y aplicarle fórmulas diferentes dependiendo del resultado que quieras conseguir .

excel(Excel 7 , versión inglesa) 

La página de cálculo se divide en filas, que van numeradas 1,2,3…. y columnas A,B,C…. En la párte de abajo de nuestra hoja de cálculo vemos que hay 3 pestañas, en dónde pone “Sheet 1” o “Página 1” si utilizamos la versión española. Esto significa que nuestra hoja de cálculo puede tener tantas páginas como deseemos, aunque eso lo veremos más tarde.  Cada fila se compone de un número indefinido de celdas .

La celda es donde trabajamos, dónde insertamos o escribimos la información.

Distribucion página excel

En la parte de arriba, vemos que hay diferentes pestañas, vamos a ir viéndolas una a una:

  1. Home/Inicio: Esta pestaña es básica, aquí podemos elegir el tipo de letra, en cursiva, en negrita, subrayada… Como queremos que aparezca el texto, arriba, en medio o abajo. La tabulación dentro de las celdas, izquierda, derecha, centrada,…Podemos unir celdas , separarlas. Insertar filas, columnas, borrarlas…. Aunque lo veremos más adelante, desde ésta pestaña también podremos aplicar a cada celda un valor determinado que nos será muy útil a la hora de realizar rotas, se verá más adelante. Cambiar la dirección de la escritura, como deseamos que aparezcan las celdas, en vertical, horizontal o inclinadas , muy útil ésto último cuando tenemos que insertar diferentes items en nuestra hoja de cálculo , como por ejemplo al hacer inventarios de amenities o ropa.  Realizar las primeras operaciones básicas matemáticas en las celdas.home
  2. Insert/InsertarSu propia palabra lo dice todo. Insertar formulas, fotos, documentos, contenido multimedia, gráficas, estadísticas,…. Enlaces a páginas externas por  medio de la web, cuadros de textos, figuras, señales, símbolos…insert
  3. Page layout/Edición: Podemos editar nuestra hoja de cálculo, desde tipo de letra, tamaño, estilo,…. como queremos que aparezca nuestra hoja de cálculo impresa, horizontal o vertical, margenes, tamaño de las celdas… Si nuestro contenido es relativamente valioso podemos insertarle un “background” con una firma…edicion
  4. Formulas: Con éstas herramientas podemos insertar cualquier operación matemática o estadística que nos permite realizar cálculos complicados sin necesidad de perder demasiado el tiempo. Lo veremos más adelante, pero básicamente señalas las celdas donde se encuentran los datos con los que vas a trabajar y especificas la operación matemática, sumar, restar, multiplicar, dividir, contar, redondear, hacer una media, operaciones estadísticas…formulas
  5. Data/Datos: Operaciones con los datos, insertar datos procedentes de otras hojas de cálculo o de bases de datos como Access. data
  6. Review/Revisión: Revisión gramatical y ortográfica de la hoja de cálculo. Nos permite proteger nuestra hoja de cálculo o una de sus páginas si queremos conservarla tal y como la hemos fabricado. Añadir comentarios a las celdas y compartir la hoja de cálculo por medio de la red. review
  7. View/vista: Su propio nombre lo indica, nos permite ver en una sóla página como queda nuestra hoja de cálculo y poder realizar modificaciones o correcciones.view

Hasta aquí el primer capítulo de “Excel para Pisos”, si quereis conocer más, podeis leer los siguientes posts:

EXCEL, una herramienta vital en el departamento de Pisos

Al principio de editar GOBERNANTA´S BLOG, en los primeros posts que escribí allá por el 2009, comentaba la importancia de las nuevas tecnologías en el departamento de pisos, como podreis comprobar en los artículos: NNTT en el Departamento de Pisos y NNTT en el Departamento de Pisos (2ª parte).

El trabajo que desempeño ahora, senior housekeeper en una cadena internacional en Londres, me ha permitido adquirir nuevas habilidades y potenciar las que ya tenía al utilizar el programa Excel.

Hoy en día, no creo aunque siempre hay excepciones, casi todos los departamentos de pisos utilizan el ordenador. Muchas gobernantas sólo lo utilizan porque el programa para conocer el status de las habitaciones se hace electrónicamente y no manualmente como antes (los famosos racks).

Con el programa Excel del paquete Office, que ya está insertado en cualquier ordenador de cualquier departamento. No sólo nos permite realizar electrónicamente plantillas, lo cual nos ahorra mucho trabajo  y tiempo, sino también nos permite realizar en una sola hoja un inventario de todos los amenities o productos de acogida que ponemos en las habitaciones con sus correspondientes costes; así como realizar un inventario con la “apariencia” real de la habitación. Es decir , de un solo vistazo podemos identificar la habitación perfecta.

En los posts siguientes iré comentando como ir fabricando dichas plantillas.

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