LAVANDERÍA EXTERNA Y ROPA DESAPARECIDA

¡CATASTROFE! La empresa externa que nos suministra la ropa ha tenido un accidente, por fortuna tenemos muy buenas relaciones con todos los hoteles de la zona que amablemente nos prestan para que podamos cubrir el día.

Ya vimos en un post anterior como enfrentarnos en el caso de que no tuvieramos ropa con qué vestir nuestras habitaciones.

Y parece que todo vuelve a la normalidad cuando llega la ropa nueva y tenemos nuevo stock pero…. un momento…. ¿qué ocurre con la ropa que nos prestaron? ¿se encarga la lavandería de devolverla a sus legítimos dueños? ¿somos nosotros?.

El hotel o los hoteles que nos la prestarn la reclaman, pero no la tenemos o lo que tenemos no les pertenece ¿entonces donde está?. Tomamos aire, nos decimos a nosotras mismas «tranquilidad», va a estar o en las habitaciones o en los almacenes, pero cuando lo comprobamos nos damos cuenta de que no es así.

Llamamos a la lavandería que nos cie que nos la entregó junto con la ropa nueva en el día X, y que ellos no tienen nada . Los otros hoteles reclaman su ropa y si no la devolvemos tenemos que comprarles ropa nueva que nos afectará y mucho al presupuesto, aparte de que jamás nos volverán a ayudar en una situación como ésta.

Lo normal llegados a éste punto es comprar la ropa y solucionar el asunto cuanto antes pero en realidad hay uno o varios carros con x ropa en su interior que deben estar en alguna parte y que pertenecen a algún hotel, al nuestro o al de otros.

En el artículo de hoy os enseñaremos como encontar lo que parece «una aguja en un pajar».

1. Al llegar la ropa prestada debemos antes de nada ver sus características, etiqueta, dimensiones, etc… y hacer foto para tener constancia física con qué comprobar a la hora de conocer la ropa que necesitamos devolver.
2. En el momento que recibimos la ropa nueva, verificar con la ayuda de subgobernanta y supervisores cuántos carros, jaulas… de los otros establecimientos tenemos y los guardamos en un lugar aparte, localizados y etiquetados con un letrero que se pueda leer: « ROPA DE HOTEL X. ¡NO TOCAR!».
3. La ropa que esté sucia se manda a lavar en una jaula aparte con el número de ropa y clase que es; por ejemplo: 25 sábanas King.
4. Se contabiliza la ropa que nos han traido y se llama al otro establecimiento para organizar la devolución. Se debe llamar también a la lavandería, si es por medio de e-mail mejor, ya que estaremos mandando una jaula con ropa sucia que no queremos que se mezcle con la nuestra.
5. Es mega-importante llevar estos pasos de una forma ultraorganizada porque sino nos puede ocurrir que perdamos la ropa y la lavandería nunca se responsabilice, diciéndonos que ya la entregaron. Tener control sobre la lavandería prestada nos evitará que la lavandería mezcle la ropa con la nuestra o con la de otros hoteles y aquello que nos prestaron vaya a parar a otro establecimiento y/o recibamos material que no nos pertenece ni sabemos a quién pertenece.
6. En caso que ocurra lo comentado en el punto anterior, hay que pedir a la lavandería externa un listado completo de los hoteles que se vieron afectados al igual que nosotros y que la nueva lavandería se ha hecho cargo de todos estos hoteles, llamando o mandando correos electrónicos (si tenemos la dirección) uno a uno para averigüar si nosotros tenemos su ropa y ellos la nuestra. Labor pesada pero necesaria sino queremos entrar en overbudget.

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GOBERNANTA´S BLOG LES DESEA UNAS FELICES FIESTAS

Crisis en el Departamento de Pisos (I)

Este artículo es el primero de una serie de un total de 4 en dónde revisaremos las posibles dificultades que nos podemos encontrar en el día a día y cómo resolverlas al máximo.

En éste artículo hablaremos de la falta de ropa para las habitaciones, bien porque hemos calculado mal nuestro stock y no hemos pedido a la lavandería la ropa necesaria, la fábrica que nos suministra ha tenido un accidente que les imposibilita suministrarnos el material, o también porque ha habido una subida de ocupación tal que no nos han salido las cuentas.

Para el primer caso, calcular mal el stock y pedir de menos, hay que tener en cuenta que a la hora de hacer los cálculos, siempre se cuenta lo que «duerme» la noche anterior, es decir si un domingo estamos al 70% de un hotel de 100 habitaciones (70 habitaciones), y al día siguiente lunes tenemos una ocupación del 40% (40 habitaciones) , no nos podemos basar en la ocupación del lunes, sino en la del domingo y siempre sumándole un 10%-20% al total asegurarnos tener suficiente. Hay que recordar que la responsabilidad del departamento de pisos es tener todas las habitaciones disponibles para su venta, así que saber cómo calcular lo que debemos limpiar es fundamental para llegar a ése objetivo.

En el segundo caso, que la empresa que nos suministra haya tenido un accidente:

1. Comprobar si con las habitaciones que tenemos ya preparadas podemos hacer cambios de reservas y así solventar de forma temporal la situación. Esto es por ejemplo tenemos una entrada en la habitación 135 pero es salida, a la vez tenemos la 134 preparada del día anterior y es la misma categoría de habitación. En éste caso se puede pedir a recepción hacer los cambios necesarios para ayudarnos con ésta situación.
2. Pedir a otros hoteles material prestado (sábanas, toallas, etc…) para cubrir las habitaciones que necesitamos para el día.
3. Lavar en el hotel con los recursos disponibles todo aquello de lo que nos podamos hacer cargo (toallas, fundas de almohada o albornoces).
4. Poner en las habitaciones sólo las toallas necesarias por persona en la habitación, es decir si vemos que es una persona (dato que vemos en nuestro reporte de supervisores T-122), dejar sólo toallas para una persona.
5. Si tenemos suficente stock para cubrir todas las camas extras que tenemos en inventario, otra solución es usar, pero sólo como último recurso, 2 duvets individuales en vez de 1 grande.
6. Si se nos han acabado las sábanas pero no los cubre-duvets, otro recurso que también se puede utilizar es usar 2 sábanas individuales para montar una cama de matrimonio, pero al igual que en el punto anterior como último recurso

En el tercer caso, necesitaremos toda la colaboración de recepción ya que habrá que hacer cambios de reservas, hasta llegar al número de habitaciones que tenemos que tener preparadas. Una vez que recepción no puede cambiar más, bien por categoría de hotel o bien porque el cliente ha pedido una habitación en particular, comenzaremos a «desvestir a un Santo para vestir a otro» , es decir, sacar de habitaciones ya preparadas el material para preparar otras. Recordar que las habitaciones que se queden sin montar hay que dejarlas en estado de «PICK UP» para que recepción sepa que no puede usarlas.

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Inventario en el departamento de pisos (II)

En el post sobre inventarios os hablaba de cómo realizarlos y de cómo usar toda la información disponible para realizar la reposición de forma eficiente y eficaz.

Durante mi trayectoria profesional he observado en varios hoteles la poca atención que se observa la hora de usar una plantilla para realizar el conteo de artículos a final de mes o «inventario mensual».

En un artículo de Sandra Martínez Starbucks, nos nors recomendaba tener una plantilla con los artículos fijos en las habitaciones por medio de una plantilla excel .

Recordemos que los inventarios constatan de 4 partes, y ésto puede servir tanto para el inventario de minibares, como el de amenities o el de ropa.

1. LO QUE TENEMOS EN LAS HABITACIONES:

Q1= Cantidad del artículo por habitación.

N= Número de habitaciones

p = Producto determinado

Ejemplo: En un hotel de 100 habitaciones, tiene 90 habitaciones standard y 10 suites. En las habitaciónes standard tienen 4 sóbres de azúcar, pero en las suites ponemos 6. Entonces:

• Ip Standard: 90*4= 360 sobres de azúcar
• Ip Suites: 10 * 6 = 60 sobres de azúcar
• Inventario total sobres en habitaciones = 360 + 60 = 420 sobres de azúcar

2. LO QUE TENEMOS EN EL ALMACÉN.

Continuando con el ejemplo de los sobres de azúcar, cada vez que hacemos un pedido nos vienen en cajas de 1000 sobres, cada mes hacemos un pedido de 3 cajas (3000 sobres), en el almacén nos queda 1 caja completa y otra abierta, de la cuál hemos usado 1/4. En la caja abierta no vamos a contar cada sobre 1 a 1 así que haremos una estimación, en éste caso 750 sobres. Por lo tanto el total de sobres de azúcar que tenemos en nuestro almacén es de 1750 unidades.

3.LO QUE TENEMOS EN LOS CARROS: En los inventarios, la parte de los carros hay que hacerlo antes de reponerlos, sino la parte de lo que tenemos en almacén nos descuadraría y no coincidiría con los albaranes de pedidos hechos. Tenemos 10 carros y el total es de 43 sobres.

4. LO QUE SE HA DESECHADO:

En éste punto hay que especificar el por qué dependiendo del inventario que estémos realizando:

• Rotura
• Fecha de caducidad (minibares: bebidas y snacks)
• Malas condiciones . En determinados ambientes, algunos artículos pierden sus propiedades e incluso pueden cambiar de color.

Con él ejemplo expuesto, en el caso de los sobres de azúcar es muy difícil conocer con exactitud los que se han perdido, roto, se han manchado y ha habido que cambiarlos, etc… Aunque siempre podremos hacer una estimación entre lo comprado y lo que nos queda a final de mes y la diferencia puede incluirse en la parte de «perdidas». En éste ejemplo estimaremos que las pérdidas han sido de un 5% de una caja y éstos serán 50 sobres de azúcar.

Una vez que tenemos todos los datos los pasamos a la plantilla y ésta debe estar siempre actualizada, porque si por una caja de antes pagabamos 20 € y ahora pagamos 25€ el inventario no nos va a cuadrar con el presupuesto. Al igual que si cambiamos de marca ésta debe ser también actualizado. Recuerda: Todo cambio por pequeño que sea debe ser actualizado en tus plantillas para inventarios correctos. Así evitaremos discrepancias.

Dicho esto el inventario final de nuestro hotel de sobres de azúcar será:

INVENTARIO TOTAL = Habtiaciones+ Almacén + Carros – Pérdidas

IT= (420+1750+43) – 50 = 2163 sobres de azúcar

Sabemos por nuestro proveedor que cada caja de azúcar nos cuesta 25€

Por lo tanto para conocer el valor exácto de lo que nos hemos gastado en azúcar éste mes serían apróximadamente 55 €. (2 cajas de azúcar + pico) .

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Lectura del Detailed Availability y cómo sacarle provecho.

En el artículo sobre Teclas útiles en Opera Pms vimos que si presionamos a la vez CTRL+F2 obteníamos la pantalla de Detailed Availability.

Para mí particularmente ésta pantalla es muy útil a la hora de planificar una semana y hacer los turnos acordes a la ocupación, al igual que planificar en caso que tengamos que hacer pedidos de amenidades o ropa .

La pantalla es un cuadro en dónde día a día nos indican las habitaciones que quedan por vender y las categorías de las habitaciones que quedan por vender, algo que me resulta muy beneficioso a la hora de realizar las listas de las camareras de piso.

Comenzaré explicando lo que significa cada columna de ésta tabla:

• Lo primero que nos encontramos es la fecha con el día de la semana que corresponde
• La primera columna nos indica el total de habitaciones que nos quedan por vender de nuestro hotel. Por ejemplo : 19.09 nos quedan 59 habitaciones, 20.09 56 habitaciones. Así que para saber cuantas habitaciones debemos limpiar es tan fácil como hacer una resta: nº total de habitaciones hotel (ej. 130) – habitaciones q quedan por vender ( ej. 59) = habitaciones ocupadas (71). Esta cifra debe coincidir con el forecast, con la cifra que aparezca en el Panel de Control (Shift +F2) o con el House Status (Shift+F3)
• Las siguientes columnas son el número de habitaciones que quedan por vender en cada categoría del hotel. Por ejemplo : DLSM (habitación doble para fumadores) el 19.09 nos quedarían 4 habitaciones por vender, sin embargo el mismo tipo de habitación pero para no fumadores DLNS nos quedan 17 habitaciones.

Explicado ésto, vamos a elegir por ejemplo la fecha 22.09.22 y 23.09.22

El día 22 nos encontramos en overbooking (-6), es decir hemos vendido más habitaciones de las que tenemos disponibles,

• SORH: -19
• SESM: 0
• SECN:-6
• DROH: -1

Sin embargo, observamos que tenemos algunas categorías en las que todavía tenemos habitaciones disponibles, como por ejemplo, SEHF (3), DLSM (5)…. aún así no será suficiente para alojar a todas las reservas y el hotel deberá esperar a posibles cancelaciones de última hora para no desviar esas reservas a otros hoteles de la zona y perder revenue.

Por otro lado, al día siguiente , el 23.09, vemos algo curisoso, tenemos habitaciones disponibles pero según qué categorías entramos en overbooking, como por ejemplo SROH y DROH. En éstos casos recepción cambiará reservas y hará upgrades complementarios, habitaciones dobles a junior suites, junior suites a suites, suites a deluxe suites, etc….

En el caso del 22.09 lo único que és importante para Housekeeping es tener todas las habitaciones limpias, ya que se van a ocupar todas.

Aunque al día siguiente, es beneficioso conocerse la escalera de upgrades, es decir , saber de que forma recepción hace cambios de habitación para poder cubrir todas las reservas recibidas y de ésta forma no entrar en modo «pánico» porque recepción necesite 4 junior suites que no estaban previstas, que en realidad sí lo están pero hay que adelantarse a recepción para evitar disgustos y estrés innecesario al equipo.

También nos ayuda para el control de amenidades, ropa de habitaciones y a hacer los turnos acorde a la ocupación que tendremos. Será más fácil dar un día extra de descanso que tener que preguntar si pueden venir en su dia de descanso o llamar a primera hora de la mañana.

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INVENTARIO EN EL DEPARTAMENTO DE PISOS (I)

Un inventario es un recuento de cada tipo y clase de material que se tiene en cada uno de los departamentos de un hotel. En este caso, en el departamento de Pisos deberemos hacer inventario de:

1. Ropa de cama
2. Ropa de baño
3. Productos de limpieza
4. Amenities
5. Utensilios de limpieza
   
6. Otros

Cada uno de éstos apartados se dividen y debe ser contabilizado de forma individual, es decir no se pueden juntar las sábanas con las toallas, ni los productos de limpieza con los amenities, al igual que al hacer el recuento no se puede juntar un jaboncillo con un peine, o una toalla de mano con la de bidét. Ya que haciéndolo de forma individualizada, estaremos teniendo una contabilización unitaria de:

• Ropa de cama: Se subdivide en :

1. Sábanas bajeras individuales
2. Sábanas bajeras matrimonio
3. Sábanas bajeras 2×2 (King-Size)
4. Fundas
5. Sábanas encimeras individuales
6. Sábanas encimeras matrimonio
7. Sábanas encimeras 2×2  (King-Size)
8. Forro/Muletón individual
9. Forro/Muletón matrimonio
10. Forro/Muletón 2×2

• Ropa de baño: Se subdivide en:

1. Toallas baño
2. Toallas lavabo
3. Toallas bidét
4. Alfombrín
5. Albornoz
6. Zapatillas

• Productos de limpieza: Se subdivide en:

1. Amoniacales
2. Limpiacristales
3. Desincrustantes
4. Limpiamuebles
5. Anticales
6. Limpiadores multiusos
7. Limpiametales
8. Líquido para mopas

• Amenities: Se subidivide en: (depende de la categoría del hotel)

1. Champú
2. Gel
3. Jabón
4. Peine
5. Pañuelos
6. Kit dental
7. Kit afeitado
8. Body Milk
9. Colutorio
10. Kit de costura
11. Bastoncillos
12. Kit de manicura (limas)

• Utensilios de limpieza: Se subdividen en:

1. Recambios fregona
2. Palos fregona
3. Cubos fregona
4. Recambios escoba
5. Palos escoba
6. Recogedores
7. Bayetas
8. Mopas
9. Estructura mopas
10. Cubos multiusos
11. Varillas limpiacristales
    

• Otros: Son todos aquellos artículos que no pueden encuadrarse en ninguna de las clasificaciones antes descritas pero que igualmente han de ser motivo de inventario:
  

1. Perchas
2. Planchas
3. Tablas de plancha
4. Almohadas
5. Maquinaria: abrillantadora/pulidora, aspiradoras,…
6. Herramientas de trabajo: carros camarera de pisos, carros mozo de pisos, …

Para un buen control, debe llevarse un registro actualizado de las existencias e inventarios de todos los tipos de ropa en uso en el hotel como la que está en los almacenes. Como he comentado en posts anteriores, son 4 los juegos que entran en la rotación de un hotel:

En el inventario se necesita la colaboración de todo el personal del departamento.

INVENTARIO EN EL DEPARTAMENTO DE PISOS (I)

Un inventario es un recuento de cada tipo y clase de material que se tiene en cada uno de los departamentos de un hotel. En este caso, en el departamento de Pisos deberemos hacer inventario de:

1. Ropa de cama
2. Ropa de baño
3. Productos de limpieza
4. Amenities
5. Utensilios de limpieza
   
6. Otros

Cada uno de éstos apartados se dividen y debe ser contabilizado de forma individual, es decir no se pueden juntar las sábanas con las toallas, ni los productos de limpieza con los amenities, al igual que al hacer el recuento no se puede juntar un jaboncillo con un peine, o una toalla de mano con la de bidét. Ya que haciéndolo de forma individualizada, estaremos teniendo una contabilización unitaria de:

• Ropa de cama: Se subdivide en :

1. Sábanas bajeras individuales
2. Sábanas bajeras matrimonio
3. Sábanas bajeras 2×2 (King-Size)
4. Fundas
5. Sábanas encimeras individuales
6. Sábanas encimeras matrimonio
7. Sábanas encimeras 2×2  (King-Size)
8. Forro/Muletón individual
9. Forro/Muletón matrimonio
10. Forro/Muletón 2×2

• Ropa de baño: Se subdivide en:

1. Toallas baño
2. Toallas lavabo
3. Toallas bidét
4. Alfombrín
5. Albornoz
6. Zapatillas

• Productos de limpieza: Se subdivide en:

1. Amoniacales
2. Limpiacristales
3. Desincrustantes
4. Limpiamuebles
5. Anticales
6. Limpiadores multiusos
7. Limpiametales
8. Líquido para mopas

• Amenities: Se subidivide en: (depende de la categoría del hotel)

1. Champú
2. Gel
3. Jabón
4. Peine
5. Pañuelos
6. Kit dental
7. Kit afeitado
8. Body Milk
9. Colutorio
10. Kit de costura
11. Bastoncillos
12. Kit de manicura (limas)

• Utensilios de limpieza: Se subdividen en:

1. Recambios fregona
2. Palos fregona
3. Cubos fregona
4. Recambios escoba
5. Palos escoba
6. Recogedores
7. Bayetas
8. Mopas
9. Estructura mopas
10. Cubos multiusos
11. Varillas limpiacristales
    

• Otros: Son todos aquellos artículos que no pueden encuadrarse en ninguna de las clasificaciones antes descritas pero que igualmente han de ser motivo de inventario:
  

1. Perchas
2. Planchas
3. Tablas de plancha
4. Almohadas
5. Maquinaria: abrillantadora/pulidora, aspiradoras,…
6. Herramientas de trabajo: carros camarera de pisos, carros mozo de pisos, …

Para un buen control, debe llevarse un registro actualizado de las existencias e inventarios de todos los tipos de ropa en uso en el hotel como la que está en los almacenes. Como he comentado en posts anteriores, son 4 los juegos que entran en la rotación de un hotel:

En el inventario se necesita la colaboración de todo el personal del departamento.

TRUCOS PARA LA LIMPIEZA DE ROPA

Este artículo me ha llegado a través de mi buen contacto Bere Casillas, un sastre granadino que ha sabido utilizar las nuevas tecnologías y la web 2.0 para expandir su negocio, aquí os dejo sus trucos. Espero que os sean de ayuda .

http://www.eleganciadospuntocero.com/2010/05/%C2%BFsabes-como-quitar-las-manchas-de-tu-ropa/