CONTROL DE MINIBARES I

MINIBAR

 No será el primer hotel en el que trabajo donde la tarea de rellenar minibares pertnece al departamento de pisos. En hoteles grandes de más de 100 habitaciones, normalmente pasa a ser responsabilidad de A&B (alimentos y bebidas, o sea restaurante).

    Si el hotel es pequeño, menos de 100 habitaciones, la responsabilidad pasa al departamento de pisos, será que piensan que no tenemos suficiente con nuestro trabajo y que nos sobra el tiempo.

“Total para hacer una cama no se necesita experiencia”

(Frase dicha por el CEO de una cadena hotelera hace años en un simposio sobre el futuro de la hoteleria española).

    En realidad, es más fatigoso que otra cosa rellenar los minibares ya que teniendo una buena organización y planificación puedes tener controlada ésta área de forma muy sencilla. Cuantos menos pasillos tenga un hotel y secciones más fácil será de hacer éste trabajo, lo único de lo que nos tenemos que preocupar es de priorizar habitaciones y rellenar de acuerdo a llegadas tempranas, habitaciones VIP y suites.

    En caso de tener varios pasillos y secciones recomiendo empezar desde la planta más alta e ir bajando de acuerdo con habitaciones libres. También recomiendo comenzar ésta tarea no demasiado temprano, en torno a las 10 de la mañana, ya que antes los clientes que se alojan en el hotel (stayovers) están todavia en las habitaciones y las salidas no han comenzado a irse. Tener muy en cuenta el horario de desayunos de vuestro establecimiento, esto os dará una idea aproximada de a que hora comenzarán a quedarse libres las habitaciones, por ejemplo en mi hotel es de 8am a 10 am, así que a las 10 de la mañana sé que los stayovers ya se han ido a desayunar y que están despiertos y no los vamos sacar de la cama.

Con las salidas lo mismo, a esa hora ya están casi todos levantados y aunque algunos clientes esperarán hasta el último minuto para dejar las habitaciones, lo normal es que si el 60% de las habitaciones se han levantado temprano para ir a desayunar a partir de las 10 de la mañana comienzan las colas en recepción para hacer los check outs.

COMPARTE LA INFORMACIÓN CON TU EQUIPO Y HAZLES PARTICIPES!!!!. No es lo mismo que tú tengas que estar dando vueltas verificando cada dos por tres qué habitaciones se han ido y cuáles están vacias que las propias camareras de piso, por medio de su listado te dejen señalado las habitaciones vacias, con un círculo o la señal que vosotras utiliceis y las que ya han hecho. El listado de las camareras de piso en cada trolley es una herramienta super poderosa para realizar tu trabajo de la forma más rápida, aparte de que si tu tienes por medio de tu listado habitaciones que se han ido puedes informar a la camarera, de ésa forma no perderán tiempo llamando a las puertas y tener la mala suerte de molestar a algún cliente y tener una posible queja.

Es también importante saber como te llegan los pedidos, es decir, si trabajas a través de economato o tú eres la persona que haces los pedidos.  De cualquiera de las dos formas, es vital conocer los días que te llegan los pedidos, si es todo en un sólo dia, diferentes días, cuánto tardan desde que los pides hasta que llegan, conocer si se necesita algún tipo de aprobación por parte del departamento de Contabilidad antes de aprobar un pedido, al igual si tu proveedor tiene algún tipo de requisito (pedidos cantidad mínima, horarios para aceptar pedidos, …).

En el hotel donde trabajo tenemos una persona responsable de hacer los pedidos pero también lo podemos realizar nosotras mismas, de ésa forma si ésta persona está de descanso o de vacaciones no afecta al rendimiento del departamento. Esto también es útil, ya que si dependemos de terceros nuestro stock puede sufrir roturas.

Para organizar la sección de minibar, comencé haciendo un calendario que tenía dos partes: 1) proveedores, dias que tardaba en llegar mercancia entre dia de pedido y pedidos minimos y 2) calendario de expiración productos+ inventario de minibar (las fechas las puedes conseguir del departamento de Contabilidad o de Economato, en caso de que sean variables las fechas te puedes fijar en los históricos de años anteriores para tener una idea aproximada de cuándo se realizan).

MINIBARES

En la tabla de arriba he insertado una organización de proveedores,  con éstos datos se realizan los pedidos de acuerdo a fechas de caducidad y  stock que tenemos.

Personalmente suelo hacer un pedido a la semana de los snacks (patatas, palomitas…) y cada dos semanas incluyo las bebidas , y una vez cada dos meses incluyo los chocolates. La tabla de arriba es sólo una referencia , vosotras lo teneis que adecuar a lo que vuestros proveedores os mandan y a como trabajan ellos con tu establecimiento hotelero.

 

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Más información en el siguiente artículo “Control de Minibares II” próximamente….

 

 

 

 

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Aperturas

En mis años de trabajo como gobernanta he realizado varias aperturas, unas de nuevos establecimientos  y otras tras cierres por temporada o reformas.

 

De todas ellas, la apertura de un nuevo establecimiento es, en mi opinión,  la mejor experiencia dentro de mi carrera como gobernanta. Es una oportunidad de poner en práctica todo lo aprendido en los cursos y  de plasmar años de experiencia, un lienzo en blanco donde trabajar y establecer pautas. Crear tu plantilla,  rangos de camareras y limpiadoras, estándares, protocolos y sistemas de trabajo. Establecer dentro de los parámetros del hotel la estructura del departamento, de cuanto personal base disponemos, cuantas supervisoras o encargadas, si necesitamos mozos o la contratación de una empresa de limpieza para realizar trabajos concretos, limpieza de cristales, vitrificado de suelos, etc. si tendremos lavandería interna o externa.

 

Obviamente, según la categoría del hotel, el tipo de establecimiento y, junto con la dirección del hotel muchas de la decisiones que se toman a la hora de elaborar un departamento vienen ya establecidas con las normas de una cadena hotelera,  pero la dirección del departamento y los objetivos a cumplir los puedes establecer tu bajo tu criterio. Tú decides a quien contratas, quien será tu mano derecha, el plan de formación y la pauta a seguir dentro del departamento.

 

Pero la apertura de un hotel no solo radica en la creación de tu departamento, tienes objetivos que cumplir, como es el de la preparación de las habitaciones y zonas nobles para dicha apertura. La  de formar al personal para que este preparado para cumplir con los protocolos que previamente as creado y estandarizado. Tienes que asegurar que las compras necesarias para el correcto funcionamiento del departamento se han tenido en cuenta.  El mobiliario de las habitaciones, los colchones, sofás de los salones y mesas del restaurante suelen ser compras centralizadas, así como la ropa de cama y la decoración en general, pero luego suelen olvidar cosas como papeleras para los pasillos, aspiradores o la cristalería del minibar entre otras, por lo que revisar con detalle las listas de  compras es fundamental para poder corregir desvíos o solicitar material. Si la mercancía la recibe el departamento se supervisará, cotejará y tomará nota de roturas o faltantes, para luego poder establecer los inventarios a seguir cuando se cierre el hotel o toque realizar un inventario anual.

 

La planificación de la apertura es fundamental, establecer el tiempo que tenemos para completar el trabajo y llegar a la fecha de apertura. Para ello nos podemos servir de un calendario con fechas de entrega. Establecer trabajos por tiempos y semana ultimando objetivos claros y posibles.

 

Organizaremos offices, lencería y almacenes para poder establecer sistemas de trabajo y estándares del departamento, facilitando así a los trabajadores lugares de almacenamiento de sus materiales de trabajo.

 

Además, junto a la dirección del hotel o cadena hotelera, estableceremos la colocación de amenities, decoración y papelería en las habitaciones, es decir, cuantas perchas y como las colocaremos dentro del armario, si el minibar lleva patatillas o frutos secos, etc. Las grandes cadenas hoteleras suelen tener todo esto estandarizado y simplemente se ha de establecer dentro de nuevo centro.

 

Las compras, si no hubiera jefe de compras, serán parte de nuestras responsabilidades, tendremos que contactar con los diversos proveedores (productos de limpieza, decoración, minibares, papelería, etc) con los que tendremos que negociar precios y calidades, siempre cumpliendo con los presupuestos adjudicados para cada partida.

 

Pero lo más importante será tener una visión global de todos los objetivos a cumplir por el departamento, controlar que todos los trabajos se realizan a tiempo cumpliendo las normas establecidas y asegurando siempre la calidad del trabajo terminado.

 

Tras años de trabajo y varias aperturas, la experiencia de abrir un hotel, crear la plantilla y el departamento, ver como va tomando forma, como la estructura de una obra finalizada se convierte en un hotel, las habitaciones montadas, la lencería organizada, las horas extras montando los salones esperando a que lleguen los muebles, los momentos con tus trabajadores, dando los últimos toques antes del día final, hacen de cada apertura una experiencia inolvidable. Cada apertura de hotel es distinta, en cada una encuentras situaciones diferentes y vas superando obstáculos pero el resultado siempre será el mismo, hacer de un edificio de paredes vació un paraíso para nuestros huéspedes.

Sandra Martínez Starbucks . Colaboradora de Gobernanta´s Blog

EXPO-AEHCOS

Ayer por la tarde me acerqué  hasta Torremolinos para asistir a la XX Edición de ExpoAehcos en el Palacio de Congresos.  Al llegar al párking me llevé muy buena impresión ya que estaba todo lleno de coches y tuve que dejar el mío, después de dar una primera vuelta, al principio bastante lejos de la puerta del Palacio.

Al entrar me encontré con una guapa azafata que me dió una guía-programa, esperando que me dijeran donde tenía que pagar la entrada, pronto me dí cuenta de que era gratuita.

De los casi 100 stands que había en esta edición, la verdad es que sólo visite e hice contactos en 6, ya que el resto poco o nada tenían que ver con el mundo hotelero. Me llevé una desilusión bastante grande porque al ser una Exposición sobre la Asociación de Hoteleros, esperaba ver que se hubiera hecho algún Workshop de Trabajo o que hubieran ido más empresas de proveedores al evento, cosa que no fue así.

Mi primera parada fue en el stand de Aehcos que compartía con ITHotelero, allí tuve la oportunidad de conocer al Director Financiero, el cual me dió la felicitación por parte de todo el ITH por mi colaboración en un proyecto suyo, dejándome claro lo satisfechos que habían quedado con mi trabajo.  Intercambio de tarjetas y pude también hablar con una de las responsables de Aehcos para dar a conocer mi blog.

Mi segunda parada fue en el stand de Emicela-Docian , proveedor de las principales cadenas hoteleras en cuestión de amenities: Sol Meliá , RIU, Barceló, Hoteles Elba, Holiday World, High Tech… bastante amable el hombre que me atendió, Alvaro José Alonso Suárez  y dispuesto a explicarme con todo detalle todos los tipos de productos y las diferentes gamas que tenían: standard, personalizadas, etc… . Una de las preguntas que le hice fue si tenían o vendían los amenities en paquetes, es decir,  en lotes, [gel+champú+jabón+peine] a lo cual me dijo que no que cada uno se vendía por separado y que con la marca standard no pero con la personalizada había que  llegar a un mínimo de compra cada mes para que saliera rentable para ellos. Conozco bastante sus productos, porque ya he comentado que trabajan con las principales cadenas hoteleras, y sin lugar a dudas los recomiendo, aunque eso sí no conozco los costes. Ellos comercializan el sistema de consumo responsable de champú-gel-jabón. Botes preparados que van incrustados en un soporte y se ahorra bastante en costes de amenities.

Mi tercera visita fueen el stand de  Consultoría Informática y debo decir que también fue una parada muy provechosa, ya que me sorprendieron bastante cuando pregunté por software destinado al departamento de pisos. El comercial que me atendió, Eric Cheminade, muy simpático y bastante interesado en mi blog y a lo que yo me dedicaba, me comentó que acababan de sacar un producto nuevo llamado BIDA, el cuál se trataba de un programa no sólo de hacer un control del departamento de pisos, sino que también se utilizaba para sacar una relación de la productividad de tu personal. Programa más basado en empresas de externalización o ett’s que llevan varios establecimientos a la vez con mucho personal y necesitan tener clara la productividad de cada uno de sus empleados que en establecimientos con una plantilla fija propia.  De todas formas, uno de los ejemplos que me puso fue el caso de que la supervisora vea que en una habitación se ha fundido una bombilla, entonces puede dar el aviso directamente desde la PDA que lleve consigo o en el ordenador del departamento, y al día siguiente cuando se enciende la PDA o el ordenador saldrá una relación de los partes realizados por mantenimiento, los que quedan pendientes y cuantos ha hecho un empleado determinado. Algo parecido escribí hace bastante tiempo en el siguiente  post.

Mi cuarta visita fue en Lavandería Hotelera Andaluza, en dónde aproveché para intentar conseguir una cita para visitar las instalaciones y poder realizar mi post pendiente: “Procesos y procedimientos en una lavandería externa”, me comentaron que dentro de un mes aproximadamente me darían una respuesta. Llevan tema de renting-leasing y trabajan con bastantes hoteles. No me dieron tarjeta pero la chica que me atendió se quedó con una tarjeta mía ya que trabaja bastante con gobernantas, espero que de este contacto salga algo provechoso.

Quinta visita, la cual podía habermela ahorrado, fue a Uniformes Costa del Sol, los conozco bastante bien ya que en todos los hoteles donde he trabajado he tenido que ir allí a recoger el uniforme, aparte de que en el RIU FERRARA tuve la oportunidad de conocer a su comercial, Miguel Angel, un hombre muy simpático y siempre dispuesto a atender todas tus peticiones.

Mi última visita y no menos satisfactoria fue en el stand de Home Hotel Energy, dónde tanto el gerente de ésta empresa, Juan Salguero, como el comercial, Isaac Sánchez estaban dispuestos desde el min. 1 a comentarme todos los beneficios de la tecnología LED, la cual estaba muy interesada ya que aunque a veces me parezca a la protagonista de “Alicia en el Pais de las Maravillas” estoy convencida de que el camino de la hosteleria debe ir por el de la sostenibilidad como así lo he expresado en algún que otro post. Me explicaron las ventajas de la energía LED  y del ahorro de costes, ya que no hay que hacer cambio de instalaciones,solamente el cambio de la bombilla.

Fue una jornada bastante aprovechada al fin y al cabo y espero tener más de este tipo.

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