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Inventarios – Sandra Martínez Starbucks. Colaboradora

Una de las tareas fundamentales de la Gobernanta es la de realizar inventarios de los distintos stocks pertenecientes a su departamento. Según estándares y categorías pueden variar pero el principio a la hora de realizar dichos inventarios es el mismo. A lo largo de los años he ido creando mis propios inventarios aunque algunas cadenas hoteleras tienen los suyos propios estandarizados.

En uno de los establecimientos hoteleros donde trabaje durante siete años, fue donde desarrollé un sistema de trabajo para realizar inventarios donde toda la plantilla del departamento de pisos colaboraba. Las dimensiones del complejo, el número de offices y la cantidad de amenities, minibares, atenciones, etc que teníamos, hacían que el día del inventario la plantilla al completo colaborara para poder realizar el inventario el mismo día.

Creando una hoja de recuento para cada office, según artículos, es decir, una para los amenities de las habitaciones (gel de ducha, gorros, zapatillas, papelería etc), otro con los productos de limpieza, papel wc, etc y otro para el minibar. Cada camarera era responsable de sus inventarios, que al final de la jornada debían entregar terminado. Los mozos se encargaban de hacer el inventario de los almacenes.

Aquí tenéis un ejemplo de recuento de office para el minibar

recuento minibar

 

Para hacer mi trabajo más fácil, cree varias hojas Excel para cubrir todos los meses del año de cada inventario. En estas hojas establecí la cantidad de cada artículo con las cantidades fijas que teníamos puestas en cada habitación según estándar por bloques y  plantas, de esta manera de forma automática ya sabía los totales a hotel montado de cada artículo. Luego era simplemente añadir los recuentos realizados por bloque y planta hasta completar todo el complejo. Creando una fórmula, la hoja me calculaba el resultado total del inventario teniendo en cuenta, hotel montado, recuento por offices y almacenes.  Si en algún momento observaba que las cantidades anotadas por una camarera o mozo no me cuadraban hacía un recuento personalmente o una de las subgobernantas junto con la camarera volvían a realizar el conteo para así evitar errores en el inventario.

Algunas pensaréis que las camareras podrían poner a ojo, pero al ver que se hacían chequeos y que si no cuadraba tenían que volver a contar, se aseguraban de hacer bien el recuento. Además aprovechaban para evitar tener demasiados artículos al final de mes y así su recuento era más rápido y sencillo.

Con una carpeta con el nombre de cada inventario podía hacer varias subcarpetas para tener cada inventario por año archivado, y así, podía hacer cualquier consulta tanto del año vigente como de los anteriores.

Os mostraré una hoja de recuento para minibar que nos sirve para cualquier inventario que se tenga que hacer. Cada una puede crear la hoja que necesite personalizándola con los artículos, formulas u otros puntos que considere necesarios. Esto es simplemente un ejemplo para que podáis ver cómo se puede hacer un trabajo de recuento de mañanera sencilla y rápida.

inventario minibar3

Esta plantilla se puede utilizar para cualquier inventario, inclusive el de ropa mensual o semestral, donde se hace recuento de toda la ropa del hotel. Las mismas hojas de recuento para cada office sirven para cualquier inventario.

Estas herramientas son un gran aliado para facilitar nuestra tarea diaria, las que ya las utilizan saben  a lo que me refiero, aquellas que aún no se han atrevido les incito a que lo hagan, verán que, aunque al principio crear las plantillas para cada inventario les lleve algo de tiempo, a la larga les compensará.

 

Un artículo de Sandra Martínez Starbuck colaboradora de Gobernantas’s blog.

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