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COMO CONTROLAR LAS VACACIONES DEL PERSONAL (II)

En el post anterior hacía una introducción a cómo utilizar la herramienta Excel para ayudarnos en ésta tarea.

Otra forma de controlarlas  para no encontrarnos con periodos con demasiado personal de vacaciones, es dividir los doce meses del año en 4, por lo tanto tendremos 4 trimestres ( 4 periodos de 3 meses cada uno, ENERO – MARZO, ABRIL-JUNIO, JULIO-SEPTIEMBRE, OCTUBRE-DICIEMBRE).

Las vacaciones van por orden del más rápido, es decir el que llegue antes elige las fechas. Debe haber un límite ya que por el tipo de industria en el que trabajamos no es posible estar más de 21 días fuera. En algunos establecimientos lo restringen a 2 periodos de 15 días cada uno.

Para el tema que nos ocupa el planteamiento de coger va aciones cuatro veces al año nos ayudará como jefes departamentales a tener un mejor control del mismo.

Es también conveniente que el trabajador tenga copia confirmada de las fechas elegidas; fijaos que pongo “conveniente”, ya que aunque sé que es un requisito legal de toda empresa entregar justificante de aceptación de vacaciones, en algunos hoteles, sobre todo donde el personal se conoce desde hace mucho tiempo, éste requisito no se lleva a cabo, quedando en un acuerdo verbal.

El documento de petición de vacaciones  debe incluir los siguientes apartados:

  1. Nombre y apellidos
  2. Departamento al que se pertenece
  3. Dias de vacaciones que por contrato le corresponde al año
  4. Numero de dias que solicita
  5. Fechas de dias que solicita
  6. Numero de dias que restan
  7. Cuadro de como se distribuyen las vacaciones del solicitante
  8. Clave para rellenar el cuadro
  9. Firma del solicitante
  10. Fecha de la solicitud
  11. Nombre del jefe/a departamental
  12. Firma del jefe/a departamental

Una vez aprobadas por el jefe/a departamental , debe ser entregada una fotocopia al solicitante como prueba de haber sido aceptadas y el original se guarda en la carpeta de RRHH.

Hacer una planificación adecuada a principio de año con los periodos de más ocupación (para ello nos ayudaremos del histórico de ocupación y de la previsión, forecast, hecha por la dirección), nos ayudará a conocer de una forma bastante aproximada, aunque no exacta por desgracia, cuántas personas podrán estar de vacaciones al mismo tiempo.

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Otros artículos relacionados con éste tema:

 

PROGRAMA DE ENTRENAMIENTO O “IN SITU”

Son tantos los artículos que hemos publicado que sinceramente no sabemos si hemos hablado sobre éste tema en alguna ocasión.

Cuando necesitamos personal nuevo, se nos plantea una pregunta : “¿le enseña una supervisora o le ponemos con una camarera que lleve tiempo en la empresa?”. En éste artículo siempre me voy a recibir a un empleado de nivel bajo (camarera de pisos, mozo de habitaciones, lavandería…).

Nuestro trabajo nos deja muy poco margen de maniobra para doer dedicarnos todo lo que nos gustaría al entrenamiento y preparación de personal nuevo.

Donde trabajo actualmente nos estamos planteando éste problema seriamente ya que nos damos cuenta de que si la preparación no es seguida y controlada podemos tener dificultades después para revertir una acción inadecuada.

Y ¡NO! LA SOLUCIÓN NO ES DESPEDIR A NADIE. La solución o una de ellas es averiguar que está fallando y ponerle remedio (no parches).

Comenzaré hablando sobre las ventajas y desventajas de cada uno de los métodos que dan título a éste artículo.

PROGRAMA DE ENTRENAMIENTO POR PARTE DEL HOTEL

    VENTAJAS:

  1. Control sobre buenos y malos procedimientos
  2. Mejor conocimiento de tu nuevo trabajador
  3. Corrección instantánea de actitudes y procedimientos erróneos

DESVENTAJAS:

  1. La alta inversión de tiempo del que hay que disponer para poder hacer un entrenamiento en condiciones. Dependiendo de las áreas que se quieran cubrir va de 1 a 2 días.

Para evitar tener toda una semana ocupada haciendo cada día entrenamientos a personas diferentes, se puede seleccionar un día de la semana o dos, aunque tiene también la desventaja que los procesos de selección se pueden eternizar en el tiempo por no encontrar a personal con el perfil adecuado da como resultado que las personas escogidas estén ya trabajando en la organización y se haya decidido por utilizar el sistema que voy a explicar a continuación.

PROGRAMA ” IN SITU”

Este progrma está muy extendido en las empresas por la rapidez y el poco coste.

     La persona seleccionada para trabajar en la empresa se la asigna una persona del equipo que la enseñe todo lo relativo al trabajo que tiene que desempeñar.

VENTAJAS:

  1. Rapidez a la hora de contar con un empleado más para realizar la repartición de descansos y trabajo porque antes podrá trabajar autónomamente.

DESVENTAJAS:

  1. Pueden aparerecer malas actitudes y procedimientos a la hora de realizar el trabajo (limpieza con toallas, mezclar químicos, poner químicos en botellas erróneas…).
  2. Descontrol sobre lo que el nuevo empleado sabe y no sabe. Porque no hay un registro físico de su entrenamiento.
  3. Como consecuencia de lo anterior se puede producir una desinformación por ambas partes. El nuevo empleado no pregunta sino sabe porque entiende que ya se lo han explicado todo. Puede producirse una situación de excesiva confianza hacia la persona que ha realizado el entrenamiento.
  4. Puede provocar desánimo y malestar en el nuevo empleado al ver que todo lo aprendido es erróneo. Teniendo que empezar de nuevo un proceso de aprendizaje.
  5. Como consecuencia de lo anterior puede producirse un abandono temprano de la empresa.

Defiendo el programa de entrenamiento por parte del hotel ya que he tenido la oportunidad de ser partícipe de ambos. Siempre que me ha enseñado una supervisora, siendo yo camarera de pisos, los conocimientos adquiridos son mucho más claros que los realizados por una compañera que por desgracia va a ir mirando el reloj y pensando en acabar su trabajo lo  más rápido posible. En algunos establecimientos aumentan la cantidad de habitaciones a la persona que lleva una compañera para enseñar porque se considera que van dos personas. Incluso se ha llegado a dar doble-parte de trabajo, sin darnos cuenta de que la persona que tiene que enseñar a otra va más retrasada porque se va a parar  más al tener que explicarlo todo.

No es fácil aplicar el  programa 1. Ya que hay que ajustar la rota con los costes de personal, tarea nada sencilla.

Pero  si invertimos 1 dia para realizar todo éste entrenamiento, medio dia para la parte de conocimientos generales del departamento, contrato, … y otro medio dia a la parte práctica, los resultados serán visiblemente diferentes.

Espero que os haya gustado el post y si es así por favor comparte en las redes sociales.

 

4º libro de Gobernanta´s Blog a la venta

Aquí teneis el último manual de Gobernanta´s Blog ” Estudio de un Supuesto Práctico en un departamento de Pisos”. Esperamos que os guste

estudio

Lo podeis encontrar en www.bubok.es

 

Introducción al estudio de un Supuesto Práctico

Hola amig@s gobernant@s , os dejo la introducción a mi próximo libro que está a punto de salir al mercado. Un saludo y espero que os guste.

Son cada vez más las personas interesadas en el mundo de la hospitalidad y en concreto en esa gran desconocida llamada “gobernanta”, que ha recibido infinidad de nombres: gobernanta, ama de llaves, gobernanta ejecutiva, encargada general,….

Desde Gobernanta´s Blog fomentamos la participación activa de éste gremio por medio de conferencias, artículos, stands en ferias…

Desde 2009 venimos trabajando duramente en un solo objetivo: convertir al Departamento de Pisos y a la persona que lo dirige en una pieza clave dentro de un hotel.

Son ya muchas las personas que se han unido a éste proyecto colaborando desde sus instituciones, proporcionando materiales, cursos y herramientas para todo aquel que quiera comenzar a trabajar o adentrarse en el mundo de la gobernanta.

Una de éstas instituciones que está trabajando en éste camino es Estudios Superiores Abiertos de Hosteleria de Sevilla que con su Curso Superior de Gobernanta/e da opción a estudiar via on-line esta profesión.

A Gobernanta´s Blog nos ha llegado el supuesto práctico que dicha institución da a los alumnos como paso final para terminar dicho curso.

Desde Gobernanta´s Blog comentar que desconocemos el material que han repartido a los alumnos así como los conceptos tratados durante el curso.

Por todos los correos electrónicos que hemos recibido pidiendo ayuda para resolver dicho supuesto práctico, hemos decidido escribir éste manual para aclarar dudas y explicar de una forma clara los pasos a seguir en la confección de un departamento de pisos de un hotel.

Excel para Pisos I

Con éste y siguientes posts nos introduciremos en el mundo “Excel” y las hojas de cálculo para trabajar con ellas en el departamento de Pisos,  Proporcionándonos ahorro de tiempo y poder emplearlo en otras actividades.

Pero vayamos por partes, ¿Qué es Excel?

Es un programa de Microsoft Office que consiste en una hoja de cálculo, en donde tu puedes introducir los datos y aplicarle fórmulas diferentes dependiendo del resultado que quieras conseguir .

excel(Excel 7 , versión inglesa) 

La página de cálculo se divide en filas, que van numeradas 1,2,3…. y columnas A,B,C…. En la párte de abajo de nuestra hoja de cálculo vemos que hay 3 pestañas, en dónde pone “Sheet 1” o “Página 1” si utilizamos la versión española. Esto significa que nuestra hoja de cálculo puede tener tantas páginas como deseemos, aunque eso lo veremos más tarde.  Cada fila se compone de un número indefinido de celdas .

La celda es donde trabajamos, dónde insertamos o escribimos la información.

Distribucion página excel

En la parte de arriba, vemos que hay diferentes pestañas, vamos a ir viéndolas una a una:

  1. Home/Inicio: Esta pestaña es básica, aquí podemos elegir el tipo de letra, en cursiva, en negrita, subrayada… Como queremos que aparezca el texto, arriba, en medio o abajo. La tabulación dentro de las celdas, izquierda, derecha, centrada,…Podemos unir celdas , separarlas. Insertar filas, columnas, borrarlas…. Aunque lo veremos más adelante, desde ésta pestaña también podremos aplicar a cada celda un valor determinado que nos será muy útil a la hora de realizar rotas, se verá más adelante. Cambiar la dirección de la escritura, como deseamos que aparezcan las celdas, en vertical, horizontal o inclinadas , muy útil ésto último cuando tenemos que insertar diferentes items en nuestra hoja de cálculo , como por ejemplo al hacer inventarios de amenities o ropa.  Realizar las primeras operaciones básicas matemáticas en las celdas.home
  2. Insert/InsertarSu propia palabra lo dice todo. Insertar formulas, fotos, documentos, contenido multimedia, gráficas, estadísticas,…. Enlaces a páginas externas por  medio de la web, cuadros de textos, figuras, señales, símbolos…insert
  3. Page layout/Edición: Podemos editar nuestra hoja de cálculo, desde tipo de letra, tamaño, estilo,…. como queremos que aparezca nuestra hoja de cálculo impresa, horizontal o vertical, margenes, tamaño de las celdas… Si nuestro contenido es relativamente valioso podemos insertarle un “background” con una firma…edicion
  4. Formulas: Con éstas herramientas podemos insertar cualquier operación matemática o estadística que nos permite realizar cálculos complicados sin necesidad de perder demasiado el tiempo. Lo veremos más adelante, pero básicamente señalas las celdas donde se encuentran los datos con los que vas a trabajar y especificas la operación matemática, sumar, restar, multiplicar, dividir, contar, redondear, hacer una media, operaciones estadísticas…formulas
  5. Data/Datos: Operaciones con los datos, insertar datos procedentes de otras hojas de cálculo o de bases de datos como Access. data
  6. Review/Revisión: Revisión gramatical y ortográfica de la hoja de cálculo. Nos permite proteger nuestra hoja de cálculo o una de sus páginas si queremos conservarla tal y como la hemos fabricado. Añadir comentarios a las celdas y compartir la hoja de cálculo por medio de la red. review
  7. View/vista: Su propio nombre lo indica, nos permite ver en una sóla página como queda nuestra hoja de cálculo y poder realizar modificaciones o correcciones.view

Hasta aquí el primer capítulo de “Excel para Pisos”, si quereis conocer más, podeis leer los siguientes posts:

HANDOVER BOOK o DIETARIO

agendaLa organización y planificación del Departamento de Pisos es primordial. Sin una buena organización todas las tareas a realizar en el departamento se pueden convertir en un completo caos.

En todos los hoteles en los que he trabajado, de cierta forma existe el “handover book” que traducido al español se puede traducir como el libro de traspaso; es decir el libro o libreta en donde se apuntan todos lo sucedido de relativa importancia en el departamento de pisos o que vaya a suceder.

En hoteles de cierta categoría y con gran volúmen de personal se suele utilizar una agenda en donde cada día se apunta lo que se quiere recalcar en el “meeting” o reunión de ese día o al día siguiente.

Es útil que el dietario sea leido y firmado por todas las personas responsables del departamento (Gobernanta, subgobernantas y supervisoras) en algunos hoteles en donde el departamento está dividido en subdepartamentos como la lavandería-lencería, la información debe ser también firmada por el jefe/a de lavandería-lencería y por el jefe de los mozos en el caso de que lo haya.

En ésta agenda no sólo se apunta lo que  haya surgido como imprevisto en el día sino también lo que queremos recalcar para el día siguiente.

Por ejemplo;  la supervisora de tarde termina el turno y antes de salir le llaman de recepción porque ha habido cambios en habitaciones. Esa información debe ser puesta en la agenda para que la persona que abre el turno (gobernanta, subgobernanta o supervisora) lea dicha información y haga los cambios pertinentes en las hojas de trabajo de las camareras de piso.

Otro ejemplo sería que llama una camarera por la tarde para decir que al dia siguiente no va a ir a trabajar por enfermedad, en ese caso también se pone al día siguiente y al lado se pone una nota de “Llamar a xxxx, para saber si al dia siguiente viene a trabajar”

La agenda ayuda sobre todo cuando tenemos un hotel con salas de reunión o es un hotel en donde se celebran eventos. Podemos traspasar la información que nos llega por medio del e-mail interno de la empresa a nuestra agenda y así hacer una planificación adecuada para toda una semana.

Es usual ver el e-mail grapado a  la hoja del día correspondiente. Si el evento se celebra en varios dias, podemos sacar varias copias del e-mail, tantas como  días dure el evento, y graparlas a las hojas de la agenda subrayando en cada día que es en lo que tenemos que centrar nuestra atención.

agenda 2

NNTT EN EL DEPARTAMENTO DE PISOS (2ª PARTE)

Ya hemos comentado los softwares informáticos hoteleros. Si nos vamos a programas de ordenador, os debo decir : ¡¡¡¡SACAR EL MAXIMO PROVECHO A EXCEL!!!!.
Tiene un montón de posibilidades el programa de microsoft Excell, pudiendo realizar una tabla de turnos, en la que incluyes las habitaciones que están ocupadas/desocupadas, nivel de ocupacion, media de ocupacion durante una semana, mes, o año si te apetece.
Puedes incluir fórmulas para que te haga los cálculos necesarios de personal necesario, aunque cambie la ocupación, cambias el nivel de ocupación y el programa te reorganiza el personal necesario (eso sí, tu has tenido que meterle antes la fórmula , no es magia, por desgracia).
La única pega que yo le pondría a Excell es que es un programa diseñado para economístas y matemáticos, por lo tanto trabajo con números, todo lo que no se pueda contabilizar, no lo cuenta. Una pena.
Excell desde mi punto de vista es un arma fundamental para configurar un inventario, ya que como con los turnos, las cuentas te las hace solas. En una columna puedes poner los diferentes items: almohadas, sábanas, colchas, etc… En otra la zona o diferentes zonas del hotel, de esta forma puedes saber el nº exacto en cada planta o piso de cada zona, el material en una zona concreta y la suma de todo es la cantidad de material existente tanto en stock como en los office de todo el hotel.
Es una buena forma de ver en que se tiene que invertir más o en que zona del hotel se está desaprovechando más material.

Con Word, pues podemos hacer lo básico, cartas, informes, aunque Word y Excell se pueden combinar y es una buena herramienta a la hora de configurar informes a la Dirección.

Con Power Point, no creo que en el departamento de pisos se necesite mucho esta herramienta, pero siempre hay ocasiones en que las gobernantas hacen reuniones con sus camareras para explicarles una situación determinada, si la gobernanta es abilidosilla, puede utilizar esta herramienta para hacer su exposición. UNA IMAGEN VALE MÁS QUE MIL PALABRAS.

Y hasta aquí mi disertación sobre NNTT en el Departamento de Pisos, Si teneis algún comentario será bien recibido, de aquí podemos aprender todas muchas nuevas formas de llevar un departamento.

 

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