Excel para Pisos II: Introducción al programa

En el primer post de ésta saga, explicaba los fundamentos básicos de un programa fundamental; desde mi punto de vista para el departamento de pisos, por varias razones:

1) Ahorra tiempo

2) Los cálculos más complejos y más largos los hace por sí mismo.

3) Es una herramienta muy valiosa pra realizar inventarios y tener toda clase de costes organizados y ver su distribución en un gráfico.

 

En los siguientes posts a éste iré enseñando las diferentes funciones de éste programa. Siendo la programación la siguiente:

  • Excel para Pisos III: Fórmulas
  • Excel para Pisos IV: Rotas (I)
  • Excel para Pisos V: Rotas (II)
  • Excel para Pisos VI: Inventarios (I)
  • Excel para Pisos VII: Inventarios (II)
  • Excel Para Pisos VIII: Costes departamentales (I)
  • Excel para Pisos IX: Costes departamentales (II)
  • Excel para Pisos  X: Otras funciones

En éste post voy a hacer una introducción a la pestaña “FORMULAS” y todas las operaciones que nos van a ser útiles y que vamos a utilizar en los posts siguientes.

Al abrir Excel nos encontraremos con una plantilla vacía

Untitled

Recordad como comenté en el primer post sobre Excel que los números corresponden a las FILAS y las letras a las COLUMNAS, y que las celdas se enumeran con el número de fila y el nombre de la columna, por ejemplo, en la fotografía el cursor está en la celda A1. Siempre se escribe primero la columna y después la fila.

Cuando abrimos un archivo Excel , dependiendo para lo que necesitemos, no es necesario guardar un archivo Excel para cada plantilla que fabriquemos, sino que si las plantillas están relacionadas podemos tenerlas todas en un mismo archivo Excel. Ya que nos permite tener guardadas varias plantillas en un mismo archivo.

Si os fijais, en la parte de abajo dela plantilla, os encontrareis con 3 pestañas que pone “Sheet 1”, “Sheet 2” y “Sheet 3”, en la versión española os encontrareis “Página 1″…, vosotros a vuestro archivo de Excel le podeis añadir cuantas páginas querais.

sheet

Si pulsais el botón derecho del ratón, os saldrá un desplegable y una de las opciones es “Cambiar nombre”, si clickais ahí podreis cambiar el nombre de ésa página, por ejemplo “Rota 1ª semana”

click

 

rota 1

 

Volviendo al principio de éste post, comentaba que os iba a explicar las principales fórmulas y sus usos en este programa.

Al abrir el archivo Excel, nos iremos a la pestaña “Formulas” y nos aparecerá lo siguiente:

 

formulas(Versión inglesa de Excel)

fx= Insertar función

E= autosuma

Recientemente Usadas

Finacieras

Logicas

Texto

Fecha y Tiempo

Referencias

Matemáticas y trinonométricas

Más funciones; Estadisticas/Ingenieras y Cubicas

De todas las fórmulas que hay nosotros nos vamos a centrar sólo en las que vamos a utilizar que son:

Fórmulas lógicas: FALSO/SI/NO/VERDADERO

Fórmulas matemáticas: REDONDEAR/REDONDEAR HACIA ARRIBA-ABAJO/ SUMAR/ SUMAR SI

Otras fórmulas: Fórmulas Estadísticas: MEDIA/ CONTAR/CONTAR SI.

En el siguiente post “Excel para Pisos III: Fórmulas” explicaré detalladamente cada una de las operaciones que vamos a realizar con dichas fórmulas.

 

 

 

 

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Departamento de Pisos y algo más…

En el hotel en el que trabajo actualmente, tengo la enorme suerte de estar con alguien que siente verdadera pasión por su trabajo, y así lo manifiesta día a día, esa persona es mi Head Housekeeper o gobernanto.

Ayer mientras celebrábamos el briefing diario en una habitación y recordaba a las supervisoras los estándares de las habitaciones, comenzó a hacer preguntas…

  1. ¿Cuántas habitaciones Superior tenemos?
  2. ¿Cuántas suites tenemos?
  3. ¿A qué habitaciones pertenecen los amenities de botellas largas?
  4. ¿Cuántos apartamentos vista al Támesis tenemos?

Para terminar diciendo… “Señoras, tenemos que conocer nuestro producto” y continuó preguntando….

  1. ¿Cuál es el código de los studios?
  2. ¿Cuál es el código de las habitaciones twin?

Por supuesto todos nos quedamos callados mientras el daba respuesta a todas y cada una de las preguntas formuladas.

Siguió preguntando “¿Cuántas habitaciones hay en la planta 8? ¿y en la 1?”. Aquí timidamente alguna supervisora respondía timidamente, pero más por ver si acertaba en el número que en demostrar que se sabía la respuesta.

Ayer “my boss” volvió a enseñarme otra lección. Para realizar un excelente trabajo  tenemos que conocer lo que estamos vendiendo. Y aquí es donde me dí cuenta, una vez más de la importancia del departamento de pisos en un hotel.

El departamento de pisos no es sólo hacer camas, como alguien pudiera pensar o manifestar en alguna ocasión, sino que conocer el tipo de habitación, cuantas habitaciones hay por planta, las características de cada una, etc… nos ayudará a tener una mejor relación con otro departamento fundamental en un hotel, recepción/front office, pero sobre todo nos ayudará a construir una relación excepcional con el cliente final.

El departamento de pisos en muchos de los hoteles en los que he trabajado se encarga de elegir las habitaciones “Show Room” o “Piloto”.

Pero además en caso de que Recepción/FO asigne una habitación no adecuada para un cliente VIP o importante para el hotel (anterior queja, cliente frecuente, reserva por medio del director del hotel…), podemos cambiar la localización de la misma y así conseguir la satisfacción del cliente que revertirá en una valoración positiva.No sólo en nuestro cuestionario de calidad interno, sino también evidentemente, en las diferentes páginas de valoración como TRIPADVISOR, BOOKING, VENERE, MINUBE…, haciendo que nuestro establecimiento vaya ganando posiciones y por ende las reservas aumentará que revertirá en un aumento de ganancias para la empresa.

COMO TRATAR UNA QUEJA

Excel para Pisos I

Con éste y siguientes posts nos introduciremos en el mundo “Excel” y las hojas de cálculo para trabajar con ellas en el departamento de Pisos,  Proporcionándonos ahorro de tiempo y poder emplearlo en otras actividades.

Pero vayamos por partes, ¿Qué es Excel?

Es un programa de Microsoft Office que consiste en una hoja de cálculo, en donde tu puedes introducir los datos y aplicarle fórmulas diferentes dependiendo del resultado que quieras conseguir .

excel(Excel 7 , versión inglesa) 

La página de cálculo se divide en filas, que van numeradas 1,2,3…. y columnas A,B,C…. En la párte de abajo de nuestra hoja de cálculo vemos que hay 3 pestañas, en dónde pone “Sheet 1” o “Página 1” si utilizamos la versión española. Esto significa que nuestra hoja de cálculo puede tener tantas páginas como deseemos, aunque eso lo veremos más tarde.  Cada fila se compone de un número indefinido de celdas .

La celda es donde trabajamos, dónde insertamos o escribimos la información.

Distribucion página excel

En la parte de arriba, vemos que hay diferentes pestañas, vamos a ir viéndolas una a una:

  1. Home/Inicio: Esta pestaña es básica, aquí podemos elegir el tipo de letra, en cursiva, en negrita, subrayada… Como queremos que aparezca el texto, arriba, en medio o abajo. La tabulación dentro de las celdas, izquierda, derecha, centrada,…Podemos unir celdas , separarlas. Insertar filas, columnas, borrarlas…. Aunque lo veremos más adelante, desde ésta pestaña también podremos aplicar a cada celda un valor determinado que nos será muy útil a la hora de realizar rotas, se verá más adelante. Cambiar la dirección de la escritura, como deseamos que aparezcan las celdas, en vertical, horizontal o inclinadas , muy útil ésto último cuando tenemos que insertar diferentes items en nuestra hoja de cálculo , como por ejemplo al hacer inventarios de amenities o ropa.  Realizar las primeras operaciones básicas matemáticas en las celdas.home
  2. Insert/InsertarSu propia palabra lo dice todo. Insertar formulas, fotos, documentos, contenido multimedia, gráficas, estadísticas,…. Enlaces a páginas externas por  medio de la web, cuadros de textos, figuras, señales, símbolos…insert
  3. Page layout/Edición: Podemos editar nuestra hoja de cálculo, desde tipo de letra, tamaño, estilo,…. como queremos que aparezca nuestra hoja de cálculo impresa, horizontal o vertical, margenes, tamaño de las celdas… Si nuestro contenido es relativamente valioso podemos insertarle un “background” con una firma…edicion
  4. Formulas: Con éstas herramientas podemos insertar cualquier operación matemática o estadística que nos permite realizar cálculos complicados sin necesidad de perder demasiado el tiempo. Lo veremos más adelante, pero básicamente señalas las celdas donde se encuentran los datos con los que vas a trabajar y especificas la operación matemática, sumar, restar, multiplicar, dividir, contar, redondear, hacer una media, operaciones estadísticas…formulas
  5. Data/Datos: Operaciones con los datos, insertar datos procedentes de otras hojas de cálculo o de bases de datos como Access. data
  6. Review/Revisión: Revisión gramatical y ortográfica de la hoja de cálculo. Nos permite proteger nuestra hoja de cálculo o una de sus páginas si queremos conservarla tal y como la hemos fabricado. Añadir comentarios a las celdas y compartir la hoja de cálculo por medio de la red. review
  7. View/vista: Su propio nombre lo indica, nos permite ver en una sóla página como queda nuestra hoja de cálculo y poder realizar modificaciones o correcciones.view

Hasta aquí el primer capítulo de “Excel para Pisos”, si quereis conocer más, podeis leer los siguientes posts:

EXCEL, una herramienta vital en el departamento de Pisos

Al principio de editar GOBERNANTA´S BLOG, en los primeros posts que escribí allá por el 2009, comentaba la importancia de las nuevas tecnologías en el departamento de pisos, como podreis comprobar en los artículos: NNTT en el Departamento de Pisos y NNTT en el Departamento de Pisos (2ª parte).

El trabajo que desempeño ahora, senior housekeeper en una cadena internacional en Londres, me ha permitido adquirir nuevas habilidades y potenciar las que ya tenía al utilizar el programa Excel.

Hoy en día, no creo aunque siempre hay excepciones, casi todos los departamentos de pisos utilizan el ordenador. Muchas gobernantas sólo lo utilizan porque el programa para conocer el status de las habitaciones se hace electrónicamente y no manualmente como antes (los famosos racks).

Con el programa Excel del paquete Office, que ya está insertado en cualquier ordenador de cualquier departamento. No sólo nos permite realizar electrónicamente plantillas, lo cual nos ahorra mucho trabajo  y tiempo, sino también nos permite realizar en una sola hoja un inventario de todos los amenities o productos de acogida que ponemos en las habitaciones con sus correspondientes costes; así como realizar un inventario con la “apariencia” real de la habitación. Es decir , de un solo vistazo podemos identificar la habitación perfecta.

En los posts siguientes iré comentando como ir fabricando dichas plantillas.

¿Y POR QUÉ NO?

Hace aproximadamente 6 meses, me embarqué en esta aventura de compartir mi conocimiento hotelero a todas aquellas personas que quisieran conocer más sobre un departamento de Pisos de un hotel y sobre el trabajo y funciones que se llevan a cabo.

Nunca pensé en la buena aceptación que iba a tener y ni por lo más remoto que los alagos y mensajes de apoyo y ánimo fueran a ser tantos. Esta tarde he visto un vídeo que me ha gustado bastante, habla sobre la creatividad, de como dejar que las personas sean creativas y aumentan su productividad y de como por medio de ser creativos se aprenden más conocimientos y los ya adquiridos se potencian y mejoran.

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