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COMO CONTROLAR LAS VACACIONES DEL PERSONAL (II)

En el post anterior hacía una introducción a cómo utilizar la herramienta Excel para ayudarnos en ésta tarea.

Otra forma de controlarlas  para no encontrarnos con periodos con demasiado personal de vacaciones, es dividir los doce meses del año en 4, por lo tanto tendremos 4 trimestres ( 4 periodos de 3 meses cada uno, ENERO – MARZO, ABRIL-JUNIO, JULIO-SEPTIEMBRE, OCTUBRE-DICIEMBRE).

Las vacaciones van por orden del más rápido, es decir el que llegue antes elige las fechas. Debe haber un límite ya que por el tipo de industria en el que trabajamos no es posible estar más de 21 días fuera. En algunos establecimientos lo restringen a 2 periodos de 15 días cada uno.

Para el tema que nos ocupa el planteamiento de coger va aciones cuatro veces al año nos ayudará como jefes departamentales a tener un mejor control del mismo.

Es también conveniente que el trabajador tenga copia confirmada de las fechas elegidas; fijaos que pongo “conveniente”, ya que aunque sé que es un requisito legal de toda empresa entregar justificante de aceptación de vacaciones, en algunos hoteles, sobre todo donde el personal se conoce desde hace mucho tiempo, éste requisito no se lleva a cabo, quedando en un acuerdo verbal.

El documento de petición de vacaciones  debe incluir los siguientes apartados:

  1. Nombre y apellidos
  2. Departamento al que se pertenece
  3. Dias de vacaciones que por contrato le corresponde al año
  4. Numero de dias que solicita
  5. Fechas de dias que solicita
  6. Numero de dias que restan
  7. Cuadro de como se distribuyen las vacaciones del solicitante
  8. Clave para rellenar el cuadro
  9. Firma del solicitante
  10. Fecha de la solicitud
  11. Nombre del jefe/a departamental
  12. Firma del jefe/a departamental

Una vez aprobadas por el jefe/a departamental , debe ser entregada una fotocopia al solicitante como prueba de haber sido aceptadas y el original se guarda en la carpeta de RRHH.

Hacer una planificación adecuada a principio de año con los periodos de más ocupación (para ello nos ayudaremos del histórico de ocupación y de la previsión, forecast, hecha por la dirección), nos ayudará a conocer de una forma bastante aproximada, aunque no exacta por desgracia, cuántas personas podrán estar de vacaciones al mismo tiempo.

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Otros artículos relacionados con éste tema:

 

COMO CONTROLAR LAS VACACIONES DEL PERSONAL (I)

No es tarea fácil controlar las vacaciones del personal y más si son hoteles grandes.

Existen hoteles que a principio de año se realiza la repartición de vacaciones, por lo tanta cada una elige las fechas que más le convenga y se realiza el calendario de vacaciones.

Esto que estoy comentando en éste artículo no es aplicable a los hoteles de temporada, ya que al terminar ésta se les pagan las vacaciones no disfrutadas y se empieza de cero en la siguiente temporada.

A mí me encanta aplicar las nuevas tecnologías al departamento de pisos, por eso siempre que puedo me estoy fabricando una herramienta nueva que me ayude a deshacerme de los post-it, lápiz y papel, aunque he de reconocer que en algunos casos es hasta conveninete tenerlo en dos formatos diferentes archivado.

Como siempre hecho mano de mi herramienta favorita: Excel. Desde aquí os aconsejo a quien no conozca éste programa o no lo haya trabajado mucho que se empape bien de él y le saque todo el jugo porque tiene infinidad de posibilidades que nos va a a ahorrar muchísimo tiempo.

En fin, tenemos la plantilla en blanco, si os acordais del post que escribí meses atrás, “Excel para pisos I,II y III“; os comentaba que en la pestaña de abajo podemos cambiar el nombre y poner los meses del año, como aparece en la imágen a continuación:

click

months

En la primera fila, podemos poner los días del mes y en la primera columna los nombres de las camareras, en la segunda columna, ponemos los días que le corresponda a cada camarera.

En las filas correspondientes a cada camarera hacemos coincidir el día con las vacaciones seleccionadas como aparece en la imágen:

holidays

Al final de cada fila correspondiente a cada camarera nos aparecerá el número de días que ha tomado esa camarera como aparece en la imágen de arriba.

En la pestaña del mes siguiente, en “días de vacaciones” saldrá la cantidad de días que le quedan por disfrutar y así sucesivamente en los meses siguientes:

HOLIDAYS2

La última pestaña, después de diciembre, la podemos utilizar para la contabilización de vacaciones que le queda al equipo.

Viene muy bien cuando quedan pocos meses para terminar el año y tienes que priorizar a quién dar las vacaciones.

holidays final

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Para más información sobre como aplicar el programa Excel en el departamento de pisos:

 

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