HANDOVER BOOK o DIETARIO

agendaLa organización y planificación del Departamento de Pisos es primordial. Sin una buena organización todas las tareas a realizar en el departamento se pueden convertir en un completo caos.

En todos los hoteles en los que he trabajado, de cierta forma existe el “handover book” que traducido al español se puede traducir como el libro de traspaso; es decir el libro o libreta en donde se apuntan todos lo sucedido de relativa importancia en el departamento de pisos o que vaya a suceder.

En hoteles de cierta categoría y con gran volúmen de personal se suele utilizar una agenda en donde cada día se apunta lo que se quiere recalcar en el “meeting” o reunión de ese día o al día siguiente.

Es útil que el dietario sea leido y firmado por todas las personas responsables del departamento (Gobernanta, subgobernantas y supervisoras) en algunos hoteles en donde el departamento está dividido en subdepartamentos como la lavandería-lencería, la información debe ser también firmada por el jefe/a de lavandería-lencería y por el jefe de los mozos en el caso de que lo haya.

En ésta agenda no sólo se apunta lo que  haya surgido como imprevisto en el día sino también lo que queremos recalcar para el día siguiente.

Por ejemplo;  la supervisora de tarde termina el turno y antes de salir le llaman de recepción porque ha habido cambios en habitaciones. Esa información debe ser puesta en la agenda para que la persona que abre el turno (gobernanta, subgobernanta o supervisora) lea dicha información y haga los cambios pertinentes en las hojas de trabajo de las camareras de piso.

Otro ejemplo sería que llama una camarera por la tarde para decir que al dia siguiente no va a ir a trabajar por enfermedad, en ese caso también se pone al día siguiente y al lado se pone una nota de “Llamar a xxxx, para saber si al dia siguiente viene a trabajar”

La agenda ayuda sobre todo cuando tenemos un hotel con salas de reunión o es un hotel en donde se celebran eventos. Podemos traspasar la información que nos llega por medio del e-mail interno de la empresa a nuestra agenda y así hacer una planificación adecuada para toda una semana.

Es usual ver el e-mail grapado a  la hoja del día correspondiente. Si el evento se celebra en varios dias, podemos sacar varias copias del e-mail, tantas como  días dure el evento, y graparlas a las hojas de la agenda subrayando en cada día que es en lo que tenemos que centrar nuestra atención.

agenda 2

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3 comentarios

  1. A pesar que llevo años haciendo de subgobernanta no he consegudo que mi jefa tenga esta sana costumbre,porque a pesar de ser un hotel mediano ,y solo 3 jefas nunca sabemos las cosas ,el boca a boca no funciona ,pero donde manda capitán no manda marinero

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  2. En el Departamento de Recepción tenemos el libro de cambio de turno donde se debe anotar cualquier incidencia que pase durante una jornada laboral para que todos estén al tanto. Cada vez que he tenido que reorganizar un departamento y me he encontrado que las cosas se anotaban en papeles sueltos que iban de un lado para otro lo primero que he hecho es comprar un dietario y obligar a todos a que anoten en él. Explico también que gracias a estas anotaciones se puede saber si alguien no ha hecho bien algo por no haber leído el dietario al empezar el turno, o si alguien no ha anotado algo importante y que luego ha provocado un error por este hecho.
    Un saludo

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  3. Yo no puedo vivir sin el.Es imprescindible.

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